El archivo total

En este sentido, un Archivo puede corresponder a uno personal, en el cual se encuentre los principales documentos sobre la identidad, formación e historia de un individuo, así como institucional, el cual puede versar sobre su personal, sus proyectos y gestiones. Incluso se pueden concebir Archivos Históricos, en donde se deposite los documentos con valor histórico, que vengan a significar el patrimonio histórico de una nación.

Definición de Archivo Total

Por otra parte, en el campo de la Archivología, se conoce con el nombre de Archivo Total al proceso por el cual transitan los documentos durante todo su Ciclo Vital, entendiendo éste como las diferentes etapas que viven de forma sucesiva los documentos conformantes de un archivo, desde su producción y recepción, hasta que los mismos son eliminados, después de un tiempo prudente de conservación, o hasta que –de acuerdo a su importancia histórica- son destinados a un Archivo Permanente o Perenne.

Archivo Total

En ese sentido, la Archivística, así como las distintas legislaciones al respecto, se han dado a la tarea de clasificar los diferentes tipos de archivo, de acuerdo al tipo de documento y la durabilidad que pueden llegar a tener. Al respecto resalta entonces la definición de Archivo Total, el cual podría ser definido como un conjunto de documentos, conformado por el total de ellos, que hayan sido recibidos y resguardado por parte de una institución a lo largo de toda su historia, la cual en términos archivísticos es conocida también como ciclo vital.

Tipos de documentos

No obstante, es importante resaltar que dentro del Archivo Total existen también tres clases de documentos, los cuales se diferenciarán de acuerdo a su importancia:

• Documentos vitales: aquellos que conforman parte de los bienes de una empresa o institución, y que además de ser fundacionales son indispensables para el funcionamiento de esta, por lo que su conservación será prioritaria, así también como permanente.
• Documentos temporales: son aquellos que pertenecen a algunas etapas del Ciclo Vital de los documentos, pero que en el proceso de aplicación del Plan de Gestión Documental son destinados a su desaparición o eliminación, por no poseer carácter permanente.
• Documentos permanentes: finalmente, los documentos permanentes son aquellos, que se conservan a través de las distintas etapas del ciclo vital de los Archivos, y que aun cuando no necesariamente lleguen a ser calificados como Documentos Vitales sí se considera que su conservación deba ser permanente, como forma de servir de testimonio material de una institución, una persona, o incluso una nación. De esta forma, estos documentos son pasados a un Archivo Temporal, para su conservación y posterior consulta.

Etapas del Ciclo Vital de un Archivo

Con respecto a las etapas por las cuales pasa un Archivo para poder ser considerado un Archivo Total, se pueden contar aquellas que estarían relacionadas con la producción de documentos y recepción de los mismos, procesos que serán considerados como primera etapa del Ciclo Vital de un Archivo, las cuales serán reconocidas por el nombre de Elaboración o Recepción.

En segundo lugar, los documentos conformantes de un Archivo pasarán por un proceso de Utilización y Conservación, en la cual se encuentran involucrados procesos de distribución, consulta, retención, almacenamiento, y si el valor histórico lo requiere su preservación y almacenamiento final. Por el contrario,  y si así lo decide la institución o persona gestora, los documentos de un Archivo también pueden ser sometidos a una etapa de Eliminación, después de haber sido almacenados un tiempo prudencial. Cuando los documentos de un Archivo han atravesado este conjunto de etapas, hasta llegar a su almacenamiento o destrucción, se dice que han completado su Ciclo Vital, y que por ende se está frente a un Archivo Total.

Plan de Gestión Documental

Sin embargo, la recepción, procesamiento, conservación, clasificación y almacenamiento de estos documentos no responde a hechos aleatorios, sino que durante años ha sido regida por algunas instituciones o leyes especializadas, las cuales se enfocan en elaborar según cada circunstancia, lo que se conoce como Plan de Gestión Documental, el cual puede ser definido a su vez como el conjunto de estrategias encaminadas a lograr el mayor orden y resguardo sobre los documentos, que conforman un Archivo, a fin de conservarlos bajo la mayor calidad posible.

Así mismo, son los planes de Gestión Documental aquellos que diseñan la mejor forma de propiciar la consulta fácil, rápida y sistemática de los documentos bajo su poder, pues el fin último de un Archivo no sólo es la conservación del material en sí, sino la posibilidad de disponer de ellos en cualquier caso que se requiera. De esta forma, las distintas legislaciones se han ocupado entonces de diseñar métodos y estrategias que permitan el cumplimiento cabal de los objetivos de un Archivo, así como de la disciplina que se encarga de su cuido y manejo: la Archivística.

Imagen: archivosmoviles.com