Fases de la Administración

Igualmente, el abordaje del concepto de Administración obliga a revisar la definición y tareas específicas que contemplan cada una de sus fases, las cuales se suceden las unas a otras, en este proceso social, inherente a los impulsos del Humano, por organizar y controlas el entorno, y que lo acompaña desde el surgimiento de la civilización, y que es conocido con el nombre de Administración. A continuación, entonces, una breve descripción de cada uno de estos:

Planificación

Tal como refieren la mayoría de fuentes especializadas en la Administración, la primera tarea que debe asumir un Administrador es la Planificación, la cual puede ser definida como el proceso en donde se deciden cuáles son los objetivos a alcanzar, los recursos para lograrlos, el tiempo en que se conseguirán, las tareas que requiere, a fin de tener claro en todo momento cuál será la ruta que la empresa transitará.

Organización

Cuando se haya concluido la fase de Panificación, el Administrador deberá entonces comenzar a aplicar un proceso de Organización, que le permita disponer los recursos –tanto de talento humano como materiales y financieros- en pro de avanzar hacia el cumplimiento del plan concebido durante el primer proceso. Dentro de esta fase, resaltan algunas estrategias indispensables como la Departamentalización, momento en que se crea la estructura y canales por los que se manejará la empresa. Igualmente esta fase del ejercicio administrativo engloba el proceso de delegación de tareas.

Dirección

Una vez que se encuentre claramente establecido y en marcha el Plan de Empresa, así como las responsabilidades de cada departamento y persona,  el Administrador deberá entonces asumir el papel de líder del proceso general, a fin de ir supervisando de cada departamento lleve a cabo sus tareas y cumpla con sus metas asignadas, como parte del proceso por conseguir los objetivos planteados. Igualmente, el Administrador deberá cumplir con el papel de controlar y corregir cualquier desviación que suceda en el camino, de esta forma se convierte en el Director general de todo el proceso empresarial.

Control

Igualmente, es función del Administrador y parte vital de todo ejercicio administrativo llevar un control detallado del uso de los recursos de una empresa, el cual permita invertirlos y emplearlos de forma eficiente y eficaz, a fin de alejar a la empresa de cualquier gaste indebido que vaya en detrimento de su capital o bienes inmuebles.

Recursos

Otra parte importante de toda empresa son los recursos con los que esta cuenta, pues son su combustible principal para avanzar hacia el crecimiento y cumplimiento de metas financieras. De acuerdo a lo que han indicado las distintas fuentes sobre Administración, los recursos de una empresa pueden clasificarse en cuatro importantes grupos: materiales (constituidos por los muebles e inmuebles de una empresa); financieros (constituidos por el capital activo y pasivo); información (son los conocimientos que maneja la empresa, así como su capacidad para hacerse conocer en los mercados en donde se integra) y humanos (conformado por los empleados con llos que cuenta la empresa).

Definición de Administración según F. Morstein Marx

A pesar de existir un concepto general de Administración, cada uno de los profesionales o especialistas en el área han promulgado a lo largo de los años sus propias definiciones, según la corriente de pensamiento en la que se sitúen dentro del campo. Un ejemplo de ello lo constituye por ejemplo la definición promulgada por el científico administrativo alemán Firtz Morstein Marx, para quien la Administración es:

«Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidad objetiva. Es el orden sistemático de acciones y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito, previendo los obstáculos que pueden surgir en el logro del mismo. Es la acción de dirección y supervisión de trabajo y del uso adecuado de materiales y elementos para realizar el fin propuesto con el más bajo costo de energía, tiempo y dinero».

En la definición de F. Morstein Marx puede verse claramente cómo este especialista en Administración coloca el foco en la obtención de las metas, es decir, cómo define la Administración como el proceso de tareas sistemáticas que conducirá a una persona o grupo en convertir una idea en realidad. Así mismo, este teórico de la Administración coloca el acento en una característica vital de la Administración, en donde no sólo importa la obtención de los objetivos trazados, sino la correcta utilización de los recursos con los que se cuenta para obtenerlos, a fin de que la Empresa que se Administra no tenga gastos, sino inversiones, que le generen a la larga la máxima cantidad de ganancias.

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