Objetivos de la Archivología

Conocida también con el nombre de Archivística o Archivonomía, e incluida como una de la principales disciplinas de las Ciencias de la Información, la Archivología se da a la tarea de estudiar, investigar, practicar y mejorar las distintas técnicas de Archivo, a fin de cumplir con su principal objetivo: lograr la organización idónea que permita la localización, acceso y utilidad de los documentos recibidos, clasificados y almacenados, puesto que el fin último de un Archivo no consiste sólo en guardar documentos, sino en hacer éste sea una entidad viva, que pueda ser consultada en cualquier momento, por quien así lo desean, garantizando que los documentos que ella contiene permanezcan en uso, beneficiando a la gente con su información.

Ámbito de la Archivología

Aun cuando se tiene conocimiento de que los Archivos surgieron casi a la par con el desarrollo de la escritura, pues las primeras tablillas de arcilla, elaboradas por los hombres de la Antigüedad, eran resguardadas en sitios especiales, que las protegieran de los factores atmosféricos al tiempo de procurar su rápida y segura consulta, no es hasta el siglo XIX en donde la Archivística surge como una Ciencia especializada, que buscaba fijar los principios de organización y los procedimientos adecuados, a fin de procurar la correcta compilación, clasificación y conservación de los documentos de un Archivo.

Desde entonces, la Archivología o Archivística  se ha convertido en mano derecha de algunas importantes disciplinas, quienes ven en ella la posibilidad de organizar la información que van produciendo, a la par de servirse de esta, a fin de poder realizar las diversas investigaciones teóricas, que le permitan obtener los datos y antecedentes, que puedan enviar luz sobre los temas estudiados. Entre las distintas materias que se benefician de la Archivología, pueden distinguirse las siguientes:

Administración

En la actualidad, la Administración constituye una de las áreas que más uso hace de la Archivología, puesto que es en base a sus métodos y conocimientos que esta disciplina logra procurarse un respaldo eficiente de los distintos documentos producidos durante la realización del ejercicio administrativo. De esta forma, es la Archivología la que designa metódicamente cómo debe ser el proceso de recepción, clasificación, resguardo y consulta de distintos documentos, los cuales estén a disposición de contribuir con el normal desarrollo de una entidad administrativa.

Ciencia

Por su parte, la Ciencia es otra de las disciplinas que más se beneficia de la Archivística, tanto para la investigación de los avances científicos que se han realizado con anterioridad, de los cuales se nutren teóricamente los científicos en sus estudios, así como en la organización de dichos resultados, los cuales servirán a las futuras generaciones de profesionales. Dentro de las materias que constituyen esta área se encuentran la Medicina, la Psicología, la Física, la Química, entre otras.

Ciencias Sociales

Igualmente, las Ciencias Sociales hacen uso constante de las técnicas desarrolladas por la Archivología, a fin de realizar la catalogación y conservación de los distintos trabajos y conclusiones, producidas por los distintos investigadores. Por otro lado, al igual que sucede con otras disciplinas, las Ciencias Sociales se nutren de los archivos creados por las generaciones anteriores de profesionales. Entre ellas se encuentran la Lingüística, la Sociología, la Geografía, la Antropología, la Historia, entre otras.

Funciones de la Archivología

Bien sea que el profesional o encargado de realizar el Archivo, se esté dando a la tarea de construir un Archivo personal, el Archivo de una Empresa o incluso del Archivo General de una nación, receptor del patrimonio cultural de un país, básicamente las funciones que desarrollará en torno a su tarea serán las siguientes:

• Creación: es la etapa inicial de todo Archivo, la cual está constituida por distintas actividades, orientadas a definir cuáles serán los métodos y procedimientos por medio de los cuales se producirán y recibirán los distintos documentos, destinados a alimentar el Archivo.
• Evaluación: así mismo, el profesional en Archivística deberá realizar de forma constante actividades destinadas a evaluar los distintos procedimientos y métodos, a fin de concluir si estos se están produciendo de forma adecuada o por el contrario, deben ser revisados o corregidos.
• Crecimiento: por otra parte, el Archivista no sólo se encargará de manipular y conservar adecuadamente los documentos existentes, sino que deberá en todo momento procurar la incorporación de nuevos y valiosos documentos, que vengan a nutrir positivamente el Archivo que maneja.
• Clasificación: también es función de la Archivística estar atenta a llevar una clasificación documental adecuada, la cual permita la organización más eficiente de los documentos.
• Conservación: de igual forma, la Archivística se encarga de estudiar los métodos de conservación, restauración y almacenamiento más novedosos y eficaces, para preservar los documentos bajo su resguardo.
• Descripción y difusión: es tarea también de la Archivística la creación de catálogos en donde se incluyan los documentos que permanecen en el discurso, describiendo su contenido e importancia, a fin de procurar un inventario fiel, que permita a sus usuarios  y al propio Archivista conocer con cuáles documentos cuenta. Igualmente la Archivista debe generar estrategias, que le permitan difundir las novedades y documentos importantes que hayan sido incluidos en su archivo, como forma de procurar su continúa consulta, a fin de garantizar la actividad y vida del Archivo.

Imagen: wikimedia.org