En este sentido, el Sistema Nacional de Archivos se enfoca en mejorar cada día la estructura y los modos de funcionamiento de los distintos Archivos históricos de este país  suramericano. Por consiguiente, este ente busca la forma de adoptar estrategias y metodologías que promuevan la modernización y desarrollo de cada uno de los Archivos, así como encargarse de la formación y difusión de las nuevas técnicas que procurarán un mejor orden y funcionamiento, así como una mejor conservación de los distintos documentos que han sido preservados por su valor histórico, al igual que aquellos de deben comenzar a preservarse por las mismas razones.

De esta forma, gracias también al Decreto 2578, promulgado por la legislación colombiana en el año 2012, el Sistema Nacional de Archivos funcionaria a través de una Red Nacional de Archivos, lo cual dejaba atrás la organización en base a entes asesores del sistema que habían sido promulgador en el año 2000 a través de la Ley 594, y reglamentado en el 2004, a través del decreto 4124.

Entes que conforman el Sistema Nacional de Archivos

De acuerdo a su organigrama, el Sistema Nacional de Archivos se encuentra bajo la dirección del Archivo General de la Nación, el cual constituye realmente la instancia que establece las líneas de acción bajo las cuales se maneja la construcción, conservación y organización de los archivos históricos en Colombia. No obstante, esta institución se mueve a través de una visión descentralizadora que busque la forma de procurar que cada región cuente con organizaciones aptas y calificadas en el manejo, preservación, control y servicio de los archivos puestos bajo su custodia.

En sintonía con esto se han creado e instaurado treinta y dos Consejos Departamentales de Archivos, haciendo que cada una de las treinta y dos regiones de país cuente con una institución que se aboque a la identificación, recolección, preservación y organización de los documentos de alto valor histórico. Así mismo se ha dado a la tarea de crear también Consejos Municipales de Archivos. De igual forma se han creado una serie de Comités Técnicos, los cuales brindan asesoría en las diversas tareas y fases de la creación y conservación de los archivos.

Resulta entonces pertinente hacer una breve descripción de cada una de estas entidades, a fin de poder precisar los alcances y tareas de cada una de ellas, en aras de entender orgánicamente el funcionamiento de este Sistema. A continuación entonces cada uno de los entes que conforman el Sistema Nacional de Archivos de la República de Colombia:

Consejos Departamentales y Distritales

Se puede definir a estas instancias como las entidades responsables de difundir y promover la creación de archivos históricos en su territorio particular, a fin de transmitir la importancia de recoger y conservar los distintos documentos con valor histórico. Entre sus principales funciones pueden destacar las siguientes:

• Brindar asesoría al Archivo General de la Nación, a fin de instruirlo sobre las realidades inmediatas, así como la jurisdicción propia de su entidad en materia archivística.
• Velar porque el proceso de creación y conservación de archivos en su entidad cumpla con las políticas y normas destinadas a regir esta tarea.
• Diseñar políticas y programas en materia archivística, cónsonos con las normas emanadas por el Archivo General de la Nación.
• Realizar la evaluación de las distintas Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD).
• Emitir su concepción sobre las TRD y TDV.
• Dar cuenta, a través de informes semestrales, de su gestión al Archivo General de la Nación.
• Presentar al Archivo General de la Nación, previa evaluación, las distintas solicitudes de declaratoria de interés cultural sobre los distintos documentos.
• Evaluación y aprobación de políticas especiales para el manejo y preservación de archivos con valor cultural.
• Prestar apoyo a las distintas actividades en materia archivística que tengan lugar en su jurisdicción.
• Mantener informado al Archivo General de la Nación sobre cualquier tipo de irregularidad en cuanto a la preservación del patrimonio documental de la nación.

Comités técnicos de Archivos

Por su parte, estas instancias pueden ser definidas como entes asesores del Sistema Nacional de Archivos, a fin de procurar el correcto proceso de recolección, preservación, control y servicio de los Archivos. Dentro de sus funciones se encuentran las siguientes:

• Brindar asesoramiento al Archivo General de la Nación sobre la incorporación de procedimientos innovadores que vengan a procurar la mejora y modernización constante de los distintos métodos de conformación y conservación de archivos.
• Una vez aprobadas las técnicas y métodos de modernización de los distintos archivos, los comité deberán colaborar en la ejecución de dichas medidas.
• Mantenerse en constante evaluación y análisis de los distintos inconvenientes que pueden presentar cada uno de los archivos, a fin de comunicarle también al Archivo General de la Nación los procedimientos para remediarlos.
• Revisar de forma constante, a fin de mantenerse al día, la evolución de las técnicas internacionales de archivo y gestión documental, a fin de procurar que la nación se mantenga también a la vanguardia en esta materia.
• Elaborar guías, folletos y demás publicaciones que sirvan para la difusión, aprendizaje y ejecución de las políticas adecuadas en cuanto a archivos se refiere.
• Mantenerse en constante formación, a fin de procurar en todo momento la ampliación y adquisición de conocimientos.

Grupos de Archivos étnicos y Derechos Humanos

Así mismo, desde la Resolución 477, promulgada en el año 2012, se crea un grupo archivístico, cuya principal tarea es la de crear, recoger, preservar y controlar documentos que estén directamente relacionados con los Derechos Humanos de este país, así como sobre el acervo cultural de sus poblaciones indígenas. De igual forma, estos grupos están interesados en crear un archivo en base a las distintas situaciones de las víctimas del conflicto armado, en donde también se contempla la preservación de material audiovisual y declaraciones de los involucrados.

Sistema de Información

Finalmente, se puede distinguir el Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos, la cual está conformado por distintas instancias, cuyo principal objetivo es procurar la administración de información que se produce, tanto a nivel interno como externo por parte de este sistema.

Imagen: archivogeneral.gov.co