Dentro del ámbito administrativo, se conoce como Archivo al conjunto de documentos, producidos y recibidos durante la gestión de una persona, empresa, institución o nación, los cuales se resguardan como respaldo de la historia administrativa de estas entidades.
Sistema Nacional de Archivos
A pesar de que cada empresa o persona puede concebir su propio Plan de Gestión Documental, a fin de promulgar las normas y métodos con los que contará su recepción, clasificación, organización y conservación de archivos, los archivos producidos por instituciones del Estado, así como aquellos conformados por documentos de interés cultural e histórico suelen guiarse por las leyes que el Estado promulgue al respecto, así como por instituciones encargadas de acompañar el proceso.
En el caso de la República de Colombia, por ejemplo, es la Ley 594 del año 2000 (Ley General de Archivos) que rige sobre todos los procedimientos –a los que deben atenerse las empresas e instituciones del Estado- en cuanto a la recepción, organización, conservación, almacenaje y consulta del material de interés público, recibido y generado por las distintas instituciones. Así mismo es el Sistema General de Archivos el encargado de normar, supervisar, acompañar y orientar el proceso sobre el manejo y consulta de archivos, de las instituciones gubernamentales.
Archivo de Orden Departamental
De esta forma, dentro de los diferentes tipos de Archivo que una nación reconoce se encuentran los Archivos de Orden Departamental, el cual es definido –básicamente- como aquel conjunto de documentos recibidos o producidos por el Departamento de una nación. En el caso de la República de Colombia, los Archivos de Orden Departamental serán aquellos producidos, organizados y custodiados por las distintas autoridades de cada uno de los Departamentos en los que se encuentra dividida esta nación.
Consejo Departamental de Archivo
Así mismo, continuando con el ejemplo de la República de Colombia, en esta nación de acuerdo a la Legislación correspondiente al Acuerdo del 12 de 1995 sobre el Reglamento General de Archivos, se le concede al Consejo Departamental de Archivo la Función de dirigir, controlar, corregir y orientar la formación y conservación de los Archivos de Orden Departamental. De esta forma, será este ente –supeditado también al Sistema General de Archivos- quien ordenará a las distintas instituciones del Departamento nacional la forma de tratar, producir, recibir, catalogar, clasificar y conservar los documentos de interés público para el ejercicio administrativo, cumpliendo a un tiempo la tarea de ente rector en materia archivística y entidad formadora, la cual facilita al personal encargado la posibilidad de formarse en manejo y gestión documental.
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