Definición de la Organización

En este sentido, se puede ver entonces que la Organización es una de las etapas del ejercicio administrativo, en la cual el Administrador, en concordancia con las decisiones y estrategias que se ha trazado en el proceso de Planificación, decide organizar, disponer y delegar funciones y tareas determinadas a grupos o personas específicas, en pro de marchar hacia un objetivo. De esta forma, la Organización se establecería –tal como la definne algunas fuentes- como un medio que le permite al Administrador avanzar hacia la conquista de las metas empresariales.

Así mismo, cuando las tareas y funciones de una empresa responden a un plan estratégico pensado, planificado y aplicado, a través del proceso organizativo, esta empresa tiene casi garantizado el uso eficiente y eficaz de sus recursos, tanto los humanos, como los financieros y materiales, evitando así el derroche de los bienes empresariales, y por el contrario su correcto aprovechamiento.

Propósitos de la Organización

Igualmente, como todo proceso administrativo, la Organización, aun cuando entra dentro de las determinadas fases de un proceso global, con objetivos determinados, ella misma cuenta con fuertes propósitos, que debe cumplir a toda costa, a fin de permitirle al personal de un ejercicio administrativo conocer a ciencia cierta su lugar y función dentro de un organigrama o estructura empresarial.

Al respecto, algunas fuentes sobre Administración también se han dado a la tarea de anotar cuáles serían esos propósitos inmediatos e inherentes al proceso organizativo de una empresa. A continuación, una breve lista de estos:

• Tal vez uno de los propósitos principales de un proceso organizativo empresarial sea el de conformar y dar a conocer la estructura de una empresa (el organigrama) es decir, diseñar y comunicar al equipo que conforma dicha entidad la estructura de departamentos, las jerarquías, las misiones, tareas y responsables, entre otros.
• Dados los distintos niveles y departamentos por los que estará conformada la empresa, el proceso organizativo también debería enfocarse a establecer y enseñar cuáles son los canales regulares de comunicación interna y externa.
• Así mismo, la Organización pretende en todo momento hacer marchar la empresa, de la forma más eficiente y eficaz, hacia la obtención de un objetivo específico, en un tiempo determinado.
• Al cumplir con el punto anterior, el proceso de Organización busca a toda costa evitar el derroche de recursos, y por el contrario garantizar el máximo aprovechamiento de estos, así como el logro de los máximos beneficios económicos y financieros para la empresa.

Pasos de la Organización

De igual forma, como proceso al fin, la Organización también engloba una serie de pasos o procesos internos, que el Administrador debe seguir en su tarea de estructurar la empresa, de acuerdo al plan de trabajo que ha concebido durante el proceso de Planificación. Así, se puede decir que los pasos para la Organización de una empresa serían los siguientes:

Conocimiento del plan de empresa

Aun cuando por lo general, el Administrador que crea un Plan de Empresa o Planifica la misión de una entidad empresarial es aquel que también llevará la Organización de la compañía y su personal, no está demás reiterar que al momento de comenzar o plantearse un proceso organizativo, el Administrador debe tener totalmente presente lo decidido y acordado durante el proceso de Planificación, pues la Organización deberá hacerse en pro de conseguir, en el tiempo fijado y de forma eficaz y eficiente, las metas trazadas.

División del Trabajo

Posteriormente, el Administrador –consciente de cuáles son los objetivos específicos y generales de la empresa- deberá ser capaz de definir cuáles son las etapas que irán sucediéndose para lograr la meta pensada, así como las tareas que implica el cumplimiento de estas etapas. De esta forma, podrá dividir el trabajo de la empresa en fases y tareas, a fin de entender mucho más fácilmente de qué etapas consta la labor que debe emprenderse.

Departamentalización

Una vez se tenga claro el número de tareas y las fases que implicaría el ejercicio administrativo, el Administrador deberá organizar su empresa de acuerdo a este plan de tareas. Por lo general, uno de los métodos más comunes es la creación de departamentos, a los cuales se asignan líderes, que deberán cumplir a su vez la tarea de orientar e impulsar a su personal a cargo.

Organigrama

Cuando el Administrador de una empresa ha logrado entonces dividir el trabajo, a fin de determinar funciones  y etapas, al tiempo que ha conseguido detallar el tipo de organización o departamentalización con el que contará la empresa, deberá entonces darse a la tarea de dibujar la estructura que ha adquirido su empresa en ese proceso administrativo, es decir, producir el organigrama, que muestre la distribución, jerarquías y departamentos por los que está constituida la empresa, así como los canales de comunicación por los que esta se orientará.

Delegación

Por último, el Administrador procederá a la delegación de las funciones y tareas que ha concebido durante el proceso de división del trabajo, a fin de que cada departamento e individuo conozca cuáles son las tareas, recursos, tiempos y metas en las que su función se encuentra involucradas, dando entonces inicio al pproceso administrativo práctico, así como al siguiente proceso de la Administración: Dirigir y Controlar.

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