Definición de Organización

De esta forma, se puede establecer entonces a la Organización como parte fundamental del proceso de Administración, durante el cual el Administrador consigue estructurar y decidir en qué forma, en qué momentos y en cuáles proporciones usará los recursos de una empresa, a fin de lograr las metas y fechas concebidas durante el proceso de Planificación. Así, la Organización no es otra cosa que la correlación de actividades en pro de obtener los resultados concebidos previamente.

Principios de la Organización

Aun cuando al igual que la Administración, la Organización también cuenta con distintas definiciones, de acuerdo a cada uno de los teóricos que la han abordado, se puede sin embargo inferir definiciones generales, como por ejemplo aquellas dirigidas a señalar y describir los principios por los cuales se rige esta importante fase del ejercicio administrativo.

En este orden de ideas, resulta pertinente entonces explicar brevemente cada uno de los nueve principios, que constituyen la columna vertebral de este sub-proceso administrativo, orientado a preparar y disponer los recursos de tal forma que permita, de la forma más eficaz y eficiente, obtener los resultados buscados en el tiempo estimado. A continuación, los principios de la Organización:

Sobre el Objetivo

Siendo entonces el proceso por medio del cual se estructura y toma decisiones sobre los departamentos, forma de producción, uso de recursos y rol de cada uno de los miembros del equipo, la Organización debe responder –al igual que todos los procesos del ejercicio administrativo- al Objetivo de la Empresa, que ha sido trazado durante la Planificación, teniendo en cuenta que las decisiones tomadas durante la fase organizativa tienen que ir orientadas al cumplimiento de las metas, de una forma en que los recursos empleados sean correctamente invertidos y usados, a fin de garantizar el menor costo para la empresa, y por el contrario la máxima ganancia.

Sobre la Especialización

Un poco más ligada con la concepción que tenga la Empresa, la Especialización sin embargo refiere a la producción o realización en serie de una tarea, por lo que según esta óptica, el trabajo de cada trabajador debe ser especializado al máximo, a fin de aprovechar las capacidades de ese empleado de forma exhaustiva, para el desempeño especializado de una labor, como forma de garantizar la eficiencia de cada uno de sus empleados. 

Sobre la Jerarquía

Así mismo, una Empresa debe ser organizada –según estos principios- de forma jerárquica a fin de que los grupos de empleados queden bajo la supervisión de ciertos jefes, quienes a su vez respondan a coordinadores o directores, estableciendo así una cadena de mando, que permitirá en todo momento operar desde la Dirección y el Control, a fin de garantizar no sólo la realización de las tareas o el cumplimiento de las metas, sino la inversión y uso eficiente y eficaz de los recursos iniciales y obtenidos.

Sobre la Responsabilidad

Por consiguiente, esta organización en base a la especialización y la jerarquía conlleva también a la generación de responsabilidades de distintos grados, las cuales son asumidas por los empleados, de acuerdo a su rango, rol y compromiso, permitiendo entonces al Administrador conocer los alcances de cada miembro, tanto a la hora de esperar resultados como de exigirlos.

Sobre Respeto de la cadena de mando

De igual forma, el proceso de Organización obligará al Administrador a concebir canales de comunicación internos, así como la identificación de jerarquías, que conduzcan a los empleados a reconocer a sus jefes inmediatos, rindiéndoles cuentas y reportes. De esta forma, a través de los formatos, comunicaciones y organigramas,  el Administrador no sólo dibujará la cadena de mando, sino que propiciará su adopción y respeto, lo cual garantizará el orden, la dirección y el control sobre los procesos.

Sobre la Difusión

Así mismo, en pro de conservar la cadena de mando, la Administración ha concebido que las distintas jefaturas y los nombres de los responsables sobre ellas sean lo suficientemente difundidos dentro de la empresa, a fin de generar el conocimiento y respeto por parte de los empleados a su cargo.

Sobre el Tramo de control

Así como una empresa no puede tener un número infinito de departamentos, pues sería imposible su contraloría, un supervisor o jefe no puede contar con un número inmanejable de subordinados, por lo que el Administrador, durante la realización de su organigrama y proceso organizativo debe colocar un límite racional al número total de empleados que puede manejar o atender cada uno de los jefes de la cadena de mando.

Sobre la Coordinación

Con respecto a este principio, la teoría sobre Administración indica que todo proceso administrativo deberá orientarse sobre las bases del equilibrio, es decir, que todos los departamentos y miembros del equipo tengan sobre sus hombros igual cantidad de responsabilidades, de forma que los resultados puedan considerarse también parejos, en cuanto a importancia y necesidad, garantizando así la armonía interna de la Empresa.

Sobre la Continuidad

Finalmente, todo proceso concebido durante el proceso de Organización debe ser aplicado, a fin de que no se quede sólo concebido en documentos o procesos intelectuales, sino que sea llevado a la práctica, y no sólo por un breve tiempo, sino desde el comienzo de la actividad hasta la obtención de las metas, pues es precisamente el proceso de Organización el que garantiza el logro de estas, por lo que resulta realmente un error prescindir de éste o dejar de seguirlo, ya que es el mapa que orientará a la empresa entre el punto de partida y la obtención de sus objetivos.

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