Requisitos necesarios para delegar autoridad

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Definición de Delegación

En el campo de la Administración, se conoce como Delegación el proceso mediante el cual un gerente o directivo le concede determinada autoridad o responsabilidad a uno o a varios subordinados. Para algunos especialistas de la Administración este hecho recalca la posición de dirección y autoridad de un gerente, pues el ejercicio de la Administración lleva precisamente implícito la capacidad de hacer “a través de otros”.

Requisitos necesarios para Delegar

Dentro de los principales requisitos que existen para Delegar ciertas funciones en determinados miembros del equipo de trabajo, la Administración diferencia principalmente entre los siguientes:

 Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, a fin de evitar conflicto, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc.

En este sentido, la Teoría de la Administración aconseja entonces plasmar por escrito y de forma clara, cuál es el nivel de autoridad delegadas, así como los alcances de la misma. De igual manera, a fin de evitar malos entendidos, debe detallarse específicamente las tareas delegadas, a fin de evitar que dentro del equipo surjan situaciones como más de un miembro cumpliendo con las mismas funciones, abusos de poder o por el contrario debilidad en el ejercicio de éste.

 Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada

Así mismo, el Gerente o Administrador delegante deberá presentar a su delegado o grupos de delegados, también de forma escrita y clara, las metas y objetivos que se pretenden obtener de la delegación del proyecto o proceso, que de ahora en adelante será asumido por ellos. Dicha explicación también debe ser dada de forma verbal, durante una reunión donde se expliquen las tareas delegadas, e igualmente se anuncien los delegados, al tiempo en que se transmita un mensaje motivador.

 Capacitar al personal en quien se va a delegar

Por otra parte, un buen gerente no puede delegar funciones o poderes sobre un personal que no se encuentre capacitado. En este sentido, el delegante debe cuidarse de escoger adecuadamente al delegado, según su perfil. Dado el caso de que éste o estos no cuenten con los conocimientos o habilidades para una tarea determinada, es deber del delegado proporcionar los medios y la capacitación necesaria a sus subordinados, a fin de prepararse para la tarea que deberán asumir.

 Establecer estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organización

Igualmente, a fin de evitar distorsiones en el ejercicio de los delegantes, y en aras de procurar un ambiente positivo de trabajo, la Delegación debe estar acompañada de límites y modelos de actuación, a fin de que el delegado o cada miembro del grupo de delegados conozca perfectamente sus funciones y límites, para que de la seguridad originada del conocimiento de su situación puedan fluir proceso como “la iniciativa, la creatividad y sobre todo la lealtad” hacia el grupo del cual forma parte.

 Convenir sobre las áreas de no delegación

Dentro del mismo proceso de establecer límites, también están contempladas aquellas comunicaciones entre delegante y delegado (s) en las cuales se señala cuáles áreas no son de su competencia, es decir, cuáles funciones y atribuciones no se encuentran dentro de los alcances de las nuevas tareas y poderes, surgidos del proceso de delegación.

El directivo deberá mostrar interés en el desempeño del empleado, en relación con la función delegada

Igualmente, el delegante debe tener presente que la delegación no implica olvidar las tareas para las cuales ha designado a otros subordinados. Por el contrario, debe seguir de cerca, sin intervenir o actuar él mismo, el proceso de las funciones, tareas y decisiones que llevan a cabo las personas de su equipo sobre las que ha delegado ciertas responsabilidades. En primer lugar, este es un paso muy importante del ejercicio de su autoridad. En segundo lugar demuestra al empleado un interés en su trabajo, así como en la tarea delegada, por lo que el subordinado colocará el máximo esfuerzo en ser eficiente, al saber que la responsabilidad puesta sobre sus hombros es vigilada de cerca, así como su forma de asumirla y cuidarla.

 Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados

En algunas ocasiones, el directivo delegante se encuentra con la dificultad de poder soltar tareas y poderes importantes en los miembros de su equipo de trabajo. En este sentido uno de los principales requisitos que debe seguir el proceso de Delegación es precisamente el confiar en los subordinados, en sus capacidades, habilidades y buena disposición, siendo consciente que delegar no es perder poder ni facultad para actuar en los procesos, a fin de encausarlos, corregir o reformar lo que haya de ser reformado. Así mismo, el esfuerzo, trabajo y resultados positivos de los delegados deben ser reconocidos por el delegante, como forma de retroalimentación, a fin de que los miembros del equipo de trabajo sientan en todo momento que son valorados, y que sus éxitos son tomados en cuenta.

Fuente de imagen: pixabay.com

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