Considerada como la principal interrelación personal dentro de la sociedad, la Comunicación oral o verbal es la que se da de forma cotidiana, aun cuando también existe comunicación por escrita, visual, entre otras formas. No obstante, hablar con otro sigue siendo la principal expresión del lenguaje, y por ende del acto comunicativo.

Factores de la Comunicación

Así mismo, la Lingüística se ha dado a la tarea de identificar y definir cada uno de los factores que conforman este proceso humano, a fin de poder brindar una teoría que permita su estudio y entendimiento. En este sentido, algunos lingüistas como Roman Jakobson han presentado su propio modelo de comunicación, así como los elementos que lo conforman, entre los cuales se distinguen los siguientes:

• Emisor: es la persona que emite o envía el mensaje. Además de elaborarlo y pronunciarlo, el emisor debe tratar de producir un mensaje claro, bien estructurado y que responda al código que maneja el Receptor, y que casi siempre es compartido, hecho necesario para que haya comunicación.

• Receptor: es la persona que escucha, interpreta y procesa el mensaje. Así como el Emisor, esta persona debe prestar atención a quien emite el mensaje, como primer pasa para garantizar una comunicación efectiva, por lo que se aconseja entonces mirar a los ojos y concentrarse en aquello que otro desea comunicarnos.

• Mensaje: es aquello que el Emisor le comunica al Receptor, este debe estar organizado y estructurado de una forma que resulte claro para quien lo recibe.

• Código: es el lenguaje en el cual esta codificado el mensaje, en una comunicación entre dos hablantes hispanoamericanos, por ejemplo, el código será el Español.

• Contexto: constituye el referente y también el lugar en donde se produce el acto comunicativo.

• Canal: se refiere al medio por el cual se da la comunicación, por ejemplo si se trata de una comunicación oral, el canal será el aire por donde viajan las ondas sonoras desde el emisor hasta el receptor. Si por el contrario se trata de una llamada telefónica, aun cuando la comunicación es oral, el canal será el cableado del teléfono. Se requiere que el canal esté libre y sin ruidos o elementos que puedan interferir en la comunicación.

Requisitos para una comunicación efectiva

Una vez revisados los elementos que componen un proceso o acto comunicativo, se puede entonces a señalar cuáles son los factores que harán que la comunicación entre dos personas se puede hacer en realidad de forma efectiva, es decir, que cumpla con su principal objetivo que es la transmisión y entendimiento de un mensaje.

A continuación, entonces los requisitos que debe tener todo acto comunicativo que se dé dentro del entorno administrativo, en donde un mal entendido puede traer terribles consecuencias para el funcionamiento de un empresa:

• Claridad: este parámetro se refiere sobre todo al mensaje, así también como al código, por lo que tanto lo que se dice como el lenguaje con el cual se hace debe ser en primer lugar entendido por los involucrados (Emisor y Receptor) para garantizar que sea entendida por ambas partes. Así mismo, se debe contar con un canal limpio y despejado que permita que el mensaje pueda viajar sin ninguna alteración desde el punto en el cual es emitido hasta su lugar de destino.

• Integridad: igualmente, los especialistas en comunicación han señalado que la comunicación debe darse casi siempre en términos agradables y conciliadores, a fin de buscar integrar a los involucrados. Es decir, aun cuando la comunicación se dé entre personas que mantengan diferencias debe regirse por las normas de cortesía, puesto que la principal intención de la Comunicación es la integración.

• Aprovechamiento de la organización informal: por otra parte, algunos expertos en información y administración han señalado que muchas veces la comunicación se hace más efectiva dentro de una empresa cuando se hace en base a la estructura informal.

• Equilibrio: así mismo, siempre y en todo momento, un Plan Administrativo debe contar con un plan de comunicación, a fin de que todos los involucrados puedan mantenerse al tanto de lo que ocurre, además de contar con la posibilidad de comunicarse con las otras partes en cualquier momento.

• Moderación: no obstante, a fin de que en un proceso administrativo la Comunicación sea realmente efectiva debe manejarse con moderación, es decir, que las partes no abusen del hecho comunicativo, sino por el contrario usen este medio de forma concisa y precisa.

• Difusión: también es necesario que la comunicación que surge en una empresa sea hecha por escrito, a fin de que haya un respaldo de la información. Así mismo si se dirige a todo un grupo, se aconseja colocarla en un sitio donde pueda ser observada por todos.

• Evaluación: por otro lado, aun cuando el sistema comunicativo demuestre que ha sido eficiente la mayor parte del tiempo, la Administración de una empresa debe revisar continuamente los canales y medios de comunicación, a fin de asegurarse que estos realmente estén funcionando.

• Eficiente y efectiva: finalmente la comunicación debe ser un proceso dentro de una empresa que tienda a la eficiencia y la efectividad, a fin de que por un lado los recursos usados para su realización sean en realidad bien invertidos, al tiempo que garantice que los mensajes sean entendidos con el objetivo de marchar en conjunto manejando la misma información.

Imagen: globedia.com