¿Cuáles son los Documentos Vitales?

En este sentido, algunas fuentes reconocen en documentos como las Actas de Constitución de una Empresa, los registros mercantiles, las hipotecas, contratos, pólizas de seguros, libros de contabilidad, fórmulas químicas, recetas culinarias o industriales, licencias sanitarias, licencias legales, los distintos documentos que pueden resultar cruciales para el desenvolvimiento y permanencia en el tiempo de una Empresa.

Así mismo, un ente particular tiene también un conjunto de documentos considerados como Vitales, entre los cuales entrarían las partidas de nacimiento, los registros civiles, estudios clínicos, notas académicas, títulos obtenidos, sólo por nombrar algunos de los documentos que una persona debe conservar y preservar en el transcurso de su vida. En el caso de las empresas, algunas fuentes indican que los poseedores de Documentos Vitales deben procurar las condiciones necesarias para que estos respaldos documentales puedan durar cerca de cien años, a fin de resguardar realmente la constitución, historia y continuidad de la institución o entidad empresarial.

Condiciones de preservación

Por consiguiente, debido a su importancia, los Documentos Vitales han llegado a ser señalados como uno de los activos más importantes que puede llegar a tener una empresa, por lo que su conservación, administración y rapidez de consulta deben ser resultados de un Programa de Gestión Documental enfocado en prestarle la máxima importancia a los respaldos documentales de los cuales dependen su propia existencia como entidad administrativa.

En relación con esto, surgen entonces algunos requerimientos que se hacen necesarios al momento de catalogar, almacenar y resguardar este tipo de documentos, los cuales en ocasiones le pueden originar a la Empresa algunas exigencias operacionales. Sin embargo, la importancia de estos respaldos documentales hace que valga la pena esforzarse un poco, para garantizar la existencia y buen estado de los soportes administrativos y legales de la empresa. Entre algunas de las adaptaciones y exigencias estructurales, se encuentran las siguientes:

• En primer lugar, previendo la cantidad de tiempo por el cual debe procurarse la existencia de los Documentos Vitales, quien se encargue de su conservación debe tener claro que debe proporcionarle a este tipo de soportes documentales un espacio de clima controlado, que los mantenga a salvo de la humedad o cualquier factor ambiental que pueda ir en su contra y acelerar su deterioro.
• Así mismo, algo de mucha importancia en lo que a Documentos Vitales se refiere es la necesidad de tener un respaldo de ellos, es decir unas copias en resguardo, guardadas en otro lugar distinto al destinado para su conservación principal. No obstante, en este punto el empresario o Administrador debe contar con la capacidad de duplicar y resguardar las copias de forma que puedan servir de respaldo, sin que se pueda dar la situación de que caigan en manos no deseadas.
• Catalogar y almacenar los Documentos Vitales en un lugar conocido y de fácil acceso para los responsables de la empresa, debidamente identificados, a fin de propiciar su rápida y fácil consulta. Igualmente, una fácil identificación también permitirá que en caso de un desastre estructural o natural, se pueda acceder de igual forma a ellos.

Tipos de Documentos Vitales

De igual forma, la Archivística también concibe diferenciar entre dos grupos diferenciados de Documentos Vitales, los cuales se distinguen de acuerdo a la naturaleza de los soportes documentales por los que se encuentran conformados, más allá de que su información resulte realmente Vital para la empresa en cuestión. En este sentido, los grupos de Documentos Vitales serían los siguientes:

Grupo 1, documentos de renovación

En este primer grupo, se encuentran aquellos soportes documentales conformados por papeles, licencias, pólizas y otro tipo de documentos que requieran una renovación periódica, puesto que almacenarlos sin que sean renovados, más allá de hacer que la empresa caiga en una situación de ilegalidad o riesgo, hará que el Archivo tenga dentro de sus Archivos Vitales material documental que en realidad no aporta ningún tipo de información relevante a la Empresa. De esta manera, este grupo de documentos, no sólo exige su resguardo adecuado, sino una gestión de continuidad, que pueda mantenerse informada del momento en que corresponde diligenciar la renovación de estos documentos.

Grupo 2, documentos constitutivos

Por otra parte, se encuentran aquellos documentos fundacionales, que no necesitan de una gestión de continuidad o un proceso de renovación, pero que son testimonio material de la constitución legal de la empresa, por lo que su conservación es primordial para demostrar y conocer el carácter legal y verídico de una Empresa. Así mismo, estos documentos vitales no sólo deben reposar en las condiciones ambientales y físicas adecuadas, sino que su acceso y consulta debe encontrarse limitado y destinado sólo a las personas adecuadas: socios o dueños, pues su información es delicada y trascendental a nivel jurídico.

Importancia

Finalmente, no se puede señalar cuál de los dos grupos de Documentos Vitales se erige como más importante, puesto que ambos grupos garantizan que una empresa pueda continuar sus actividades en caso de presentarse una contingencia de tipo local o global. Así las cosas, el primer grupo –dentro del que se encuentran las pólizas de seguro- ayudaría a que la Empresa contara con un respaldo económico, en caso de emergencias. Igualmente, es el aval legal de que la entidad se encontraba al día en materia de permisos y autorizaciones. Por su parte el segundo grupo de documentos son el respaldo material que da fe de la existencia legal y financiera de la Empresa.

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