Función de la Recepción de Documentos

En este sentido, entonces, el Proceso de Recepción de Documentos estaría básicamente dirigido a dotar al personal a cargo de la metodología necesaria para recibir, clasificar y dar curso correcto a los distintos documentos y correspondencias, que una empresa o institución recibe en el ejercicio de sus funciones, evitando que estos se extravíen o no lleguen a su correcto destino. De esta forma, entonces, un adecuado y correcto sistema de Recepción de Documentos estaría garantizando, en lo que corresponde a sus alcances, una comunicación institucional eficaz y eficiente, puesto que evitaría en todo momento que los documentos dirigidos a la institución se traspapelaran o no llegaran a su correcto destino, causando molestias y demoras a las funciones propias de la institución, así como a los usuarios de estas entidades.

Pasos para la Recepción de Documentos

Con respecto a las distintas fases que puede tener el sistema de Recepción de Documentos de una determinada institución, aun cuando cada empresa u organismo maneja el suyo, por lo general se distinguen las siguientes tareas o etapas:

Recepción

Constituida como la primera fase del proceso de Recepción de Documentos, este proceso básicamente se encarga de recibir todas las comunicaciones que llegan a la institución, independientemente del medio y las entidades que las emiten. Así mismo, durante esta fase, el profesional a cargo debe revisar que los documentos y demás correspondencias cumplan con los requisitos necesarios para ser admitidas como recibidas por la entidad. Al respecto, los Planes de Gestión Documental distinguirán entonces entre dos tipos de materiales:

• Físicos y directos: categoría constituida por todos los materiales que llegan de forma física hasta la institución.
• Magnéticos e indirectos: grupo conformado por todas las comunicaciones que son dirigidas a la institución por medios electrónicos.

En este sentido, los PDG consideran también distintas estrategias y verificaciones, que deberán ser hechas por parte de los distintos profesionales que reciban los materiales dirigidos a la empresa, compañía o institución. De esta forma, según la categoría se chequearán las siguientes informaciones y requisitos:

Documentos físicos y directos

Si el documento o correspondencia fue enviado, de forma física, directamente a la institución, el personal encargado del Área de Recepción de Documentos debe entonces dirigirse al sobre o paquete a fin de chequear que éste se encuentre debidamente identificado, y que de forma visible presente los siguientes datos:

• Que el destinatario anotado corresponda con el nombre de la empresa, o por el contrario con el de algún funcionario o empleado de la entidad.
• Que se trate de una comunicación de tipo oficial, o por el contrario de un documento personal.
• Que en el sobre, además del destinatario, se encuentran identificados correctamente todos los datos inherentes al remitente.

Documentos magnéticos e indirectos

Si por el contrario, la comunicación ha sido recibida en los distintos medios electrónicos de la institución, el funcionario a cargo deberá entonces comenzar por revisar que el documento cumpla con los siguientes requerimientos:

• En primer lugar, el encargado de recibir este tipo de comunicaciones debe verificar que el asunto del documento o la solicitud hecha realmente sea asunto de pertinencia de la institución.
• A pesar de ser una comunicación electrónica, a fin de poder darle curso dentro de la entidad, esta debe ir firmada por su remitente.
• De igual forma, en el documento debe encontrarse de forma legible la fecha en la cual se realizó la emisión del material, a fin de saber qué tan vigente se encuentra.
• Al igual que en el caso de los documentos físicos, las comunicaciones electrónicas deben contener los datos del remitente: nombre, dirección, código postal, correo electrónico y teléfonos de contacto.
• Finalmente, de ser necesario, los anexos requeridos en la comunicación deben estar completos, de otra forma deberá procesarse para revisión.

Clasificación

Una vez que se han hecho las verificaciones correspondientes, y el profesional ha recibido el documentos, deberá entonces proceder a clasificarlo, es decir, distinguir a cuál de los dos grupos pertenece:

• Comunicación oficial: en este sentido, el encargado del área de Recepción de Documentos deberá fijarse si la comunicación recibida cuenta con los requisitos para ser considerada una comunicación oficial, cuyo principal criterio de identificación es que el asunto de la correspondencia esté directamente relacionado con las funciones propias de la institución.
• Comunicaciones privadas: por otro lado, cabe la posibilidad de que aun cuando no toque directamente un asunto de la entidad, el documento recibido vaya dirigido a algún miembro del personal, perteneciendo entonces al ámbito privado de su destinatario.

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