En este sentido, un Archivo puede dar cuenta de la actividad,  tanto de un particular, como una persona, así como de una Institución, Empresa o Comercio, hasta de un Gobierno o una nación. De esta forma, dependiendo de la naturaleza a la que pertenezcan los documentos catalogados y compilados dentro del archivo se decidirá su manejo, e incluso su tiempo de almacenamiento.

Definición de Acervo Documental

Así mismo, dentro de las denominaciones que la Ciencia Archivística ha promulgado en materia de Archivos y clases de documentos, resalta en especial la definición de Acervo Documental, el cual esta materia ha explicado como la suma o conjunto de las distintas colecciones que forman parte del Archivo de un individuo, empresa, institución o incluso una nación.

De esta forma, se podría decir entonces que los documentos, por lo general, son agrupados según su tema o naturaleza, archivados en orden alfabético y cronológico, y consignados dentro de una colección del Archivo, las cuales en conjunto se conocerán como Acervo Documental, revelando en orden creciente la organización del Archivo: documento, carpeta, colección, acervo documental, Archivo.

Legislación sobre el Acervo Documental

Tal como sucede con el resto de los Archivos, sobre todo en los concernientes a los Archivos propios de una nación, considerados como Archivos Históricos, el Acervo Documental de las instituciones del Estado o de la Nación en general será objeto de resguardo y manejo por parte del Archivo Histórico de la Nación, instituciones concebidas por las distintas legislaciones de cada país, con el fin de resguardar, manejas y custodiar los documentos que contienen sus principales Archivos.

Así mismo, el Acervo Documental concerniente al material histórico o cultural de una nación, será tomado por lo general como un objeto de interés público, por lo que su consulta será a su vez asumida como parte del Derecho a la Información de los ciudadanos, por lo que dicho material también deberá ser manejado y dispuesto para su consulta, de acuerdo a las distintas normas jurídicas, propias de la nación determinada, en materia de Archivos.

Importancia del Acervo Documental

Finalmente, en referencia a la importancia del Acervo Documental, es necesario recordar que la organización del material, tanto de forma cronológica como temática es vital, tanto para una preservación ordenada, como para una consulta fluida. Así mismo, el contenido histórico o cultural que pueda englobar el Acervo Documental de una nación representa un bien material y patrimonial común a todos los ciudadanos de dicho país, puesto que en él se encuentran importantes pasajes de la historia de dicho país, y su pueblo y costumbres, por lo que preservar este Acervo Documental es preservar su propia Cultura, asegurándose además de poder transmitirla y legarla a las generaciones futuras.

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