Para entender correctamente la función de los memorandos, hay que estudiar de manera analítica la etimología de la palabra:
Del latín ‘memorándum’, que significa “algo por recordar” ó “algo que hay que hacerse”. En tal efecto, cumple la función de informar de un modo sencillo, alguna cuestión urgente, advertencias, instrucciones o imperativos de carácter individual o colectivo, dentro de una empresa, casa de estudios, compañía, etc.
Por lo general, un membrete encabeza la parte superior del memorando, el cual va escrito en una hoja tamaño carta u oficio y usualmente, no abarca más de una cuartilla. También, se caracteriza por llevar como título central la palabra ‘memorando’, precedido de la fecha en que se escribe.
El tema del asunto, como recordatorios relevantes, compromisos, tareas o hasta faltas, debe quedar expuesto de una manera sencilla y elocuente. La estructura debe contar igualmente, con una debida despedida formal, la correspondiente firma y la dirección del emisor.
Se usa específicamente, para otorgarle una debida seriedad a un asunto que lo amerite. En la mayoría de los casos, sobre todo empresariales, no va dirigido hacia una sola persona, sino hacia toda la nómina, lo cual lo dota de cierta autoridad que debe cumplirse y obedecerse.
Pero existen al igual, los memorandos de felicitaciones, que como su nombre lo indica, tiene como función resaltar las cualidades o actitudes de alguien o un grupo de trabajo específico en la empresa, o institución, etc. La firma no resulta tan obligatoria, pues con tan sólo llevar el contenido bien plasmado, es suficiente, como en el caso de los memorandos diplomáticos.
Estos métodos informativos son más de carácter culto y aristocrático, sobre todo en el ámbito laboral y empresarial. En pocas palabras, un memorando tiene como objetivo recapitular hechos o razones que deben ser tenidos en cuenta. No se debe olvidar, que dentro de sus múltiples usos, se encuentran las citaciones o invitaciones que van debidamente argumentadas y ese es el trabajo del memorando.
