Definición de Archivo

En este sentido, las distintas fuentes teóricas sobre Ciencias de la Información coinciden en señalar que el Archivo puede ser definido como un conjunto de documentos, que responden a un orden, y que ha sido desarrollado durante los distintos procesos de producción documental y recepción de una entidad o persona determinada, siendo dispuesto su almacenamiento y conservación con el objetivo de tener un testimonio material de esta misma gestión o vida.

Así mismo, los Archivos pueden ser personales, administrativos e incluso históricos y culturales, siendo estos últimos de importancia incluso estatal, puesto que constituyen el patrimonio material de una nación, conservando en él los documentos más importantes de sus hechos históricos, momentos políticos, artistas e incluso formas en que se desarrollaba la Lengua de ese país, en un momento determinado.

Definición de Archivista

Así como la Archivística es la disciplina que se encarga de estudiar y desarrollar las distintas técnicas y métodos, que deben aplicarse a la producción, recepción, conservación, almacenamiento y consulta de un Archivo, tomando en cuenta la naturaleza y propósito de éste, el Archivista es el profesional formado en esta Ciencia, y quien tiene sobre sus hombros la tarea de diseñar, estudiar e incluso aplicar dicha metodología, en pro de velar siempre por la preservación del material contenido en el archivo, así como por procurar su consulta, puesto que el fin último de todo archivo es ese: que en el futuro, aquellos interesados o con capacidad de hacerlo, puedan consultar los distintos documentos almacenados en él.

Funciones del Archivista

A pesar de que la mayoría lo desconoce, un Archivista o Licenciado en Ciencias de la Información es un profesional con amplios conocimientos sobre Historia, Investigación, Catalogación y técnicas de Archivo, pues su principal función no reside sólo en recibir, clasificar y guardar documentos, sino en hacer que el Archivo sea un organismo vivo, que se nutra de documentos importantes, con un nivel de organicidad positivo, y que así mismo se convierta en fuente de investigación y consulta permanente, tanto para él, quien siempre se encontrará en la tarea de conocer el material que resguarda, así como para el público en general.

Sin embargo, de forma técnica, se pueden enumerar algunas funciones específicas, desarrolladas por este tipo de profesionales, en el desarrollo de su carrera. A continuación, algunas de ellas:

Sobre la Recepción de Documentos

Entendiendo que el Archivo en cuestión simplemente está destinado a recibir los Documentos que llegan desde las distintas instituciones, departamentos o profesionales, el Archivista será el encargado de diseñar y hacer cumplir, a través de estrategias de control, los distintos mecanismos relacionados con la recepción adecuada de los Documentos. En esta área, las diferentes fuentes teóricas sobre Ciencias de la Información, refieren textualmente, que las funciones del Archivista serán las siguientes:

• Coordinar y controlar la recepción de los distintos documentos.
• Recibir el material que será incorporado en el Archivo.

Sobre la rotulación y archivo de los Documentos

Así mismo, el Archivista es el encargado de diseñar, controlar, perfeccionar y aplicar los distintos procedimientos destinados a clasificar e identificar debidamente los materiales, a fin de que pasen a formar parte del Archivo, ocupando el lugar más idóneo dentro de él. Al respecto, las distintas fuentes de la Archivística han señalado que las tareas del Archivista en este proceso del Archivo, son las siguientes:

• Leer el material que ha recibido, para proceder a su identificación.
• Clasificar el material documental que ha recibido en el Archivo.
• Identificar y rotular de acuerdo a los procedimientos las carpetas y cajas en donde almacenará los documentos.
• Codificar el material, colocando el código que corresponda a los documentos, proceso que se hará de acuerdo a la metodología.
• Almacenar los documentos de acuerdo al orden y lugar que le corresponda dentro del Archivo.
• Anotar el ingreso y ubicación en el inventario o catálogo pertinente.

Sobre la Conservación del Archivo

Igualmente, el Archivista será el encargado de preocuparse por la existencia de medios físicos y ambientales idóneos para la conservación adecuada de los documentos, procurando un clima y resguardo del material documental.

Sobre la vida y consulta del Archivo

Finalmente, el Archivista es el profesional responsable de que el Archivo que maneja o donde trabaja no se convierta en simple recinto del material documental, sino que sea una entidad viva, que ofrezca al público general o interesado la oportunidad de consultar e investigar en sus documentos, pues un Archivo es parte fundamental de la Historia, tanto de una Empresa, una persona o una nación. Entre las tareas que un Archivista puede afrontar en esta área de sus funciones, se encuentran las siguientes:

• Alimentar y revisar los distintos inventarios y catálogos, a fin de velar por el orden del Archivo, primer requisito para lograr una consulta eficiente.
• Llevar un estricto control sobre los préstamos y devoluciones de los documentos que han salido del Archivo, a fin de saber en todo momento en donde está el material documental.
• Elabora material que permita promocionar el contenido del Archivo que maneja, con el objetivo de incentivar la consulta por parte de los usuarios.
• Desarrolla técnicas que propicien un sistema de consulta y préstamo eficiente y eficaz.

Otras funciones

Finalmente, la Archivística señala también una serie de funciones que debe desarrollar el Archivista, en relación con su misión de controlar el adecuado desarrollo y conservación del Archivo, las cuales pueden encontrarse de forma literal en distintas fuentes. A continuación, algunas de ellas:

• Suministra expedientes y documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente.
• Participar en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos.
• Actualizar el Thesauro en términos claves.
• Planificar, coordinar, supervisar y controlar las actividades de los auxiliares de archivo adscritos a la unidad.
• Velar por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos de la unidad.
• Atender y resolver problemas que se presentan en el archivo.
• Operar un microcomputador para tener acceso a la información que reposa en el sistema del Archivo.
• Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
• Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Imagen: wikipedia.org