Elementos de la Administración

De acuerdo a esto, algunos profesionales de la Administración han manifestado que además de este concepto global sobre Administración, debe revisarse con cuidado cada uno de los significados y connotaciones de los elementos que lo conforman, a fin de entender el contexto y propósito de este proceso social. En este sentido, se puede definir entonces cada uno de la siguiente manera:

• Planificar: es la parte inicial del proceso administrativo, durante la cual se establecen los objetivos que se pretenden alcanzar, así como las estrategias y métodos para hacerlo. En este parte se incluyen los proyectos, presupuestos, estimados de ganancias, así como las normas y tareas que debe asumir cada engranaje de la empresa o proyecto. La planificación, básicamente es el mapa, que antes de emprender el viaje, dice dónde comienza éste y qué camino seguir para llegar a donde se quiere.

• Organizar: una vez establecida la ruta de acción, así como las estrategias para transitarlas, la Administración comienza entonces un proceso de organización, que no es más que decidir cuáles son las tareas que deben realizarse, quiénes las llevarán a cabo, y cuánto tiempo emplearán en esto. De esta forma, este proceso se encuentra estrechamente ligado con la toma de decisiones, la delegación de funciones, la asignación de cargos y responsabilidades.

• Dirigir: sin embargo, aun cuando la Administración sea un ejercicio que se haga en colectivo, como parte de la suma de los esfuerzos de todo un equipo de trabajo, necesita indiscutiblemente un líder que vaya orientando el proceso, al tiempo que estimule el desempeño de los involucrados, corrija en el camino las desviaciones, señale todo el tiempo el objetivo a alcanzar, en fin, que pueda dar dirección a los procesos emprendidos en pro de la obtención de los logros trazados. Este papel debe ser desempeñado por el Administrador.

• Controlar: por ende, desde ese proceso de Dirección también surge un proceso de Control, en el cual el Administrador o grupo de administradores, evalúan constantemente el desempeño de cada uno de los componentes del proyecto, tanto de los procesos como el desenvolvimiento de los miembros humanos de la empresa, a fin de examinar la eficiencia o eficacia de sus comportamientos y resultados, para estimularlos o corregirlos, teniendo como norte el cumplimiento de metas.

• Recursos: a pesar de que en los últimos tiempos, algunas corrientes de pensamiento han levantado la voz, para que la Administración deje de ver a sus empleados como meros recursos, y comiencen a verlos como el talento humano de la empresa, la escuela clásica de la Administración considera que los recursos de una empresa pueden contarse entre cuatro grandes elementos o campos: humano (personal que labora en la empresa o en el proyecto) / Financieros (el capital económico con el que cuenta la empresa) / material (es decir, aquellos bienes materiales que constituyen los pasivos de una empresa: máquinas, oficinas, edificios, fábricas, etc.) / Información (en la actualidad, la capacidad de comunicación de una empresa es vital, tanto para mantenerse informada de cómo se maneja el mercado en el que se inscribe, como para hacer evidente al público –de manera positiva- el desarrollo de su labor.

Concepto de Administración de Petersen and Plowman

Visto esto, se puede entonces colocar el foco sobre el concepto de Administración, promulgado por los célebres teóricos en este campo: Elmore Petersen y Grosvenor Plowman, mejor conocidos en el mundo editorial como Petersen and Plowman, quienes en 1961, dentro de su libro Organización y Dirección de Empresas, enarbolaron en torno al concepto Administración la siguiente definición:

 “Una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular”.

En cuanto a esta definición, resalta entonces la visión de estos autores de la Administración como una tarea social, a situarla en las distintas actividades que realiza un “grupo humano”, por lo que limitan a esta actividad como algo inherente a las personas. Así mismo Petersen and Plowman indican también que este proceso responde a una técnica, lo cual indica que lejos de ser un proceso improvisado, responde a estrategias y métodos definidos, en donde además intervienen tres aspectos básicos que para estos autores son la Determinación, la cual se encuentra estrechamente con la Planificación; así como la Clarificación, que involucra establecer y designar funciones específicas, a fin de que los involucrados tengan claras sus tareas y metas; y la Realización, que es la puesta en marcha de las ideas, estrategias y metas surgidas en los procesos de Determinación y Clarificación.

Igualmente, los autores acotan que estos procesos inherentes a la técnica humana de la Administración tienen como propósito el cumplimiento de metas determinadas, que se haya trazado un grupo humano, consoguiéndolo en base a la práctica las funciones de Determinar, Clarificar y Realizar un grupo de tareas.

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