Proceso de producción de documentos

Tareas de la Producción Documental

De esta manera, la Producción Documental engloba una serie de procesos, procedimientos y tareas, que permiten que los profesionales encargados de producir las comunicaciones –tanto internas como externas- de una empresa, conozcan a perfección las distintas normas por las que deben regirse en cuanto a las clases y formatos de documento, a fin de que todos los materiales documentales de una identidad respondan a la misma metodología.   Por consiguiente, la Producción Editorial termina convirtiéndose en una sucesión de procesos, los cuales pueden verse realizados en el siguiente orden:

Identificación

Es la etapa inicial de todo proceso de Producción Documental, y que refiere al momento en el cual el profesional encargado decide, según los que necesita comunicar, el tipo de documento que debe emplear, es decir, si deberá producir una carta, un memorándum, un acta, entre otros tipos de documento.

Selección

Una vez consciente de cuál es el formato en el que se manejará, el profesional al frente del proceso tomará una serie de decisiones prácticas, por medio de las cuales irá decidiendo en qué dispositivos producirá e imprimirá el documento, en qué papel lo materializará o si por el contrario usará la plataforma digital. Así mismo, deberá escoger los formatos, tipo y tamaño de letra, según sus necesidades documentales.

Elaboración

Identificada la necesidad, decidido el formato y los demás detalles materiales, el profesional encargado de producir el documento se deberá dar a la tarea de redactar el documento, siendo consciente de que independientemente del asunto, las comunicaciones escritas de la entidad a la cual responde deben regirse por un formato, así como por su registro formal y diplomático.

Producción

Una vez ha sido redactado y terminado el documento, el profesional debe entonces producir el texto, es decir llevarlo a la realidad física de su impresión. Sin embargo, ya que toda entidad debe llevar estricto archivo de los materiales producidos durante su ejercicio administrativo, a fin de que le sirva de respaldo material, el profesional a cargo debe producir varias copias del documento, a fin de ser dirigidas respectivamente al Expediente administrativo (1 copia), el Archivo Numérico (copia 2) y el Destinatario final (copia 3). Esta etapa también involucra la rotulación de la carpeta designada a albergar el documento o documentos producidos.

Distribuir y enviar

Así mismo, es responsabilidad del profesional encargado de la producción documental que una vez se haya producido el documentos, se activen los distintos mecanismos que permitan su distribución y envío, a fin de que lleguen eficazmente a su destinatario, y cumplan con su principal objetivo: comunicar.

Tipos de producción documental

Así mismo, las Ciencias Administrativas y Archivísticas distinguen entre varios tipos de soportes documentales, que pueden generarse durante los procesos de Producción Documental, entre los que se encuentran los siguientes:

• Actas: este tipo de documento cumple con la función de ser testimonio material de los asuntos tratados durante una reunión, o bien para recibir el relato fidedigno de los sucesos comprendidos en una situación determinada. En este sentido, un Acta es un documento que cuenta a su vez con un valor jurídico, además de histórico. Ejemplo de ellas pueden ser las Actas de Comité, las Actas de Entrega, Actas de Juntas Directivas, Actas de Nacimiento, entre otras.

• Constancias: llamadas también certificaciones o certificados, este tipo de documentos cuentan con la misión de servir de testimonio materia de que lo que afirma el portador del documento es cierto. Entre los documentos de este tipo se distinguen las Certificaciones Laborales por ejemplo.

• Memorandos: así mismo, las distintas dependencias de una entidad tienden a comunicarse entre sí a través del empleo de memorandos, documentos de corta extensión en donde, de forma diplomática y en miras de que quede constancia material, se transmite una información precisa a un destinatario o grupo de destinatarios determinados. Su fin último es procurar la comunicación fluida y clara entre los distintos departamentos y miembros del equipo humano.

• Cartas: igualmente, las comunicaciones pueden extenderse un poco más, tendiendo a incluir dentro de sus asuntos precisos la exposición de motivos. Así mismo, puede ser de carácter menos colectivo-administrativo para tornarse mucho más individual-institucional, en cuyo caso se puede hablar de una carta, documento por medio del cual el emisor se comunica con el destinatario para fines precisos.

• Informes: finalmente, los informes también forman parte de los distintos documentos que pueden surgir en el ejercicio de la Producción Documental dentro de una entidad administrativa. Ellos cumplen con la función de albergar un reporte sobre la situación en la que se encuentre un proceso determinado. Estos pueden ser de larga extensión, así como bastante cortos y precisos.

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