Por lo general, la técnica de rotulación se lleva a cabo a la hora de llevar una carpeta al archivo, bien si se trata del Archivo de cada oficina, y cuánto más si dicha carpeta se encuentra destinada al Archivo Central de la Institución, por lo que entre más precisa y visible sea la información reseñada en el rótulo, mucho más fácil será el manejo y archivo de estas.

Características de los rótulos para carpetas de gancho

Por lo general, los rótulos para las carpetas tipo oficio consistirán en una etiqueta, impresa en papel bond, en un tamaño aproximado de diez centímetros de largo por ocho de alto (10 cm x 8 cm). Cada una de ellas, irán pegadas en la cara frontal de cada carpeta, adheridas a esta –en primer momento- por cuatro puntos de pega blanca.

Dependiendo del contenido de los documentos guardados en las carpetas, variarán los ítems destinados a ser anotados en los rótulos. A continuación, un ejemplo de los rótulos más comunes dentro del sistema de Archivos de una Institución o Empresa:

Carpetas contentivas de historias laborales: en caso de que la carpeta a rotular contenga historias laborales de los trabajadores de la empresa, la mayoría de especialistas en archivos han detallado que los rótulos de estas deberían contener básicamente los siguientes datos:

1. Nombre del empleado o empleada.
2. Número de la Cédula de Ciudadanía.
3. Nombre de la Dependencia para la que labora, en caso de empresas con varios departamentos.
4. Cargo que desempeña dentro de la Empresa.
5. Fecha de ingreso a la Institución.
6. Fecha de Retiro, en caso de que ya no se encuentra laborando para la Empresa.
7. Otros datos que el archivista considere de relevancia, para la rápida ubicación y archivo de la carpeta a rotular.

Carpetas contentivas de proyectos: así mismo, la empresa o institución puede tener archivos sobre proyectos por ejecutar, en ejecución o ya ejecutados, que quiera conservar en sus archivos. Para rotular carpetas con este tipo de documentos, algunos especialistas en Archivo sugieren diseñar rótulos, de acuerdo a los siguientes itéms a rellenar:

1. Nombre del Proyecto
2. Número por el que fue registrado el proyecto
3. Nombre de la Dependencia o Departamento encargado de su ejecución.
4. Nombre del Responsable dentro de la empresa de la ejecución del Proyecto.
5. Nombre de las posibles empresas aliadas con las que se haya ejecutado.
6. Fecha de inicio del Proyecto.
7. Fecha de culminación del Proyecto, en caso de que éste se haya concluido.
8. Algunos otros datos que puedan servir de guía para la organización y rápida ubicación de la carpeta.

Características de rótulo para carpetas de lomo

Así mismo, algunos proyectos o procesos de la empresa necesitan carpetas de lomo, que puedan archivar documentos de la A a la Z, y que sirvan para contener completamente lo ocurrido durante una gestión precisa. Normalmente, debido a su forma y la manera en que se archivan, estas carpetas son rotuladas con etiquetas que van adheridas a sus lomos, en principio también con un rótulo en papel bond, adherido a la superficie sólo por cuatro puntos de pega. Estos deberán contener los siguientes ítems:

1. Sección
2. Oficina
3. Documentos
4. Fecha Inicial
5. Fecha Final
6. Número de Folios
7. Cualquier otro dato que pueda servir para facilitar la organización, pronta localización y adecuado archivo de los documentos que están contenidos en la carpeta.

Una vez que los Archivos se hayan cerrado, o estén en disposición de ser llevados al Archivo Principal o Central de la Compañía o Institución, estos deberán ser cubiertos con un papel plástico adhesivo, o también por un rótulo autoadhesivo, que constituya el rótulo definitivo que tendrá dicha carpeta, en su destino último.

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