Definición de Departamento

En este sentido, puede empezarse por traer a colación el concepto de Departamento, promulgado en el año 1990, por los teóricos Koontz y Weihrich, para quienes esta entidad, puede ser definida como un área administrativa, que cuenta con la cualidad de estar adecuadamente delimitada y definida, de manera que sus funciones, recursos y competencias se encuentran totalmente establecidas, gracias al proceso organizativo que el Administrador ha desarrollado durante la etapa de Organización.

Definición de Departamentalización

Por otra parte, algunos teóricos de la Administración, como Robbins (1996), han indicado que la Departamentalización es el proceso organizativo, por medio del cual el Administrador, tomando en cuenta sus metas y estrategias, se da a la tarea de agrupar sus recursos, personal y funciones en entidades administrativas –llamadas Departamentos- las cuales tienen funciones y alcances delimitados y definidos. Así mismo, la teoría de la Administración señala que el proceso de Departamentalización tiene como objetivo primordial establecer las especializaciones de cada unidad, propiciando el enfoque, debido a que cada Departamento se encontrará dedicado a una tarea específica, sin dispersarse en la variedad de tareas que demanda una empresa de forma global.

En resumen, la Departamentalización es un proceso administrativo por medio del cual el Administrador crea Departamentos, a fin de lograr -durante la fase organizativa de la Administración- la agrupación de especialistas y la división de tareas adecuadas, que le permitan a la empresa de forma global cumplir con sus objetivos, de forma eficiente y eficaz.

Secuencia de la Departamentalización

Igualmente, al ser la Departamentalización un proceso, se encuentra constituida por una serie de etapas sucesivas, que constituyen lo que en la teoría de la Administración se conoce con el nombre de Secuencia de la Departamentalización, y que estaría conformada básicamente por las siguientes tareas:

Sobre el análisis

El primer paso, en la Secuencia de Departamentalización, que debe cumplir un Administrador es el enfrentarse con la naturaleza y objetivos de la Empresa que tiene la función de administrar. Proceso éste que le permitirá cumplir entonces con el primer paso de la organización: listar todas las funciones que debe llevar a cabo la empresa, a fin de entender cuáles son las tareas específicas que deben cubrirse.

Sobre la clasificación

Precisadas las tareas y funciones que debe cumplir la empresa, el Administrador pasará al segundo paso de la Secuencia de Departamentalización: clasificar. Es decir, señalar cuáles son los tipos de tarea, si son contables, administrativos, de archivo, de producción, de distribución, de control, de compras, etc. De esta forma, ya con la noción de las tareas que debe cumplir su empresa, así como con la naturaleza de cada una, es mucho más fácil acercarse a la creación de cada uno de los Departamentos, fin último de la Departamentalización.

Sobre el organigrama

Así mismo, la tercera fase de la Secuencia de la Departamentalización será aquella en donde el Administrador confronte las tareas que deben ser asumidas, y establezca una jerarquía, según la importancia y su verdadero lugar dentro del proceso general, lo cual también lo ayudará a establecer los departamentos, funciones y lugar correcto dentro del engranaje administrativo, hecho que dará por terminado el proceso de creación de Departamentos.

Asignación de responsabilidades

Distribuidos entonces los recursos y personas en torno a las unidades administrativas especializadas, llamadas Departamentos, el Administrador procederá entonces a asignar a cada uno de estos departamentos las funciones y tareas que deben cumplir, y que responde directamente al proyecto o planificación que se ha trazado al principio de la Secuencia de Departamentalización.

Establecer las jerarquías internas

En quinto lugar, en el desarrollo de esta Secuencia, el Administrador deberá establecer en cada uno de los Departamentos cuál será el organigrama interno, es decir quiénes son los responsables, quiénes los subordinados, cuáles son los puestos con los que cuenta cada Departamento, así como sus funciones y obligaciones.

Sobre la comunicación

No obstante, aun cuando ya se haya establecido el organigrama de cada Departamento, el Administrador debe –durante la aplicación de la Secuencia de Departamentalización- establecer cómo se llevarán a cabo las comunicaciones del Departamento creado, tanto de forma interna como con otros departamentos de la Empresa, o incluso con entidades ajenas a esta. Así las cosas, el Administrador deberá establecer los canales regulares de comunicación, los formatos, los procedimientos e incluso los responsables de producirlos, recibirlos, procesarlos y archivarlos.

Revisión

Finalmente, el Administrador deberá cerrar la Secuencia de Departamentalización revisando que realmente el tamaño de los departamentos creados, es decir, la cantidad de recursos, personas y funciones, correspondan realmente a las funciones y ambiciones de la Empresa que tiene en su haber administrar, a fin de no incurrir en el error de disponer muy pocos recursos que no le permitan al Departamento cumplir adecuadamente con sus funciones, o por el contrario crear departamentos con exceso de recursos para el nivel de tareas que deba enfrentar, pues ambos casos, de maneras distintas, estarían evitando un uso eficaz y eficiente de los recursos de la empresa.

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