Soportes documentales

Así mismo, los formatos en los que pueden estar contenidos estos testimonios materiales llamados documentos han ido evolucionando y diversificándose en el transcurso del tiempo. En la actualidad, pueden considerarse como principales formatos o soportes documentales, los siguientes:

Papel

Aun cuando las piedras y las tablillas de arcilla fueron los primeros soportes documentales del hombre, durante los siglos de la edad prehistórica y antigua, en materia documental ocurrió en la Edad Media un descubrimiento que cambiaría para siempre el mundo de los formatos: la invención y popularización del papel, el cual permitía la reproducción de documentos de forma mucho más rápida, resistente, duradera y sobre todo económica. A pesar de los siglos, el papel continúa siendo el soporte o formato documental por excelencia, siendo usado para realizar respaldos materiales de cualquier actividad humana.

Audiovisuales

Así mismo, con el advenimiento de las tecnologías, se han desarrollado nuevas formas de soportes documentales, los cuales permiten almacenar otro tipo de información, mucho más allá de las palabras: los medios audiovisuales, con los que pueden fijarse y archivarse imágenes, sonidos, e imágenes en movimiento, permitiéndole a quien investigue con ellos poder ver y escuchar fielmente aquello que quiere conservarse.

Digitales

Finalmente, la evolución de la informática también ha marcado pauta en el mundo documental y archivístico, puesto que las computadoras se han convertido también en una importante herramienta de producción y almacenamiento de Archivos. De esta forma, aun cuando se imprima en papel el documento que quiera usarse como soporte material, al ser la computadora el instrumento que se usa para su fabricación, a la par se crea un archivo digital, el cual cumpliría con las propiedades de ser intangible, más económico, ocupar menos espacio y en teoría ser mucho más duradero, por no estar expuesto a los agentes climáticos.

¿Qué es la Tipología Documental?

Por su parte, dentro de las Ciencias de la Información, se conoce como Tipología Documental a los distintos formatos y tipos de documentos que una entidad específica elige y desarrolla, para ser aplicados en las tareas de producción o recepción documental, a fin de generar a su vez una dinámica homogénea para todos los departamentos y fuentes de alimentación de archivos. En consecuencia, la Tipología Documental puede ser entendida como un producto directo de la Gestión de Archivos, pues aunque tiende a ser universal, cada Empresa o entidad es la responsable de elegir sus propios formatos, según sus necesidades.

Tipos de documentos

Así mismo, resulta pertinente revisar las distintas tipologías documentales que pueden encontrarse de forma general en las diferentes entidades administrativas, para las cuales suelen ser concebidos como tipos de documentos, aquellos pertenecientes a la siguiente clasificación:

• De acuerdo al contenido: En este primer ítem, contemplado también como el primer criterio de clasificación en lo que a tipología documental se refiere, se encuentran los documentos que son discriminados según el contenido que presentan, entre los que se encuentran los Documentos Imperativos (Leyes, Decretos, Sentencias, entre otros documentos producidos por las entidades que representan algún tipo de autoridad civil, eclesiástica o económica) así también como los Documentos Informativos; los Documentos Sustantivos y Documentos Facilitativos.
• De acuerdo a la tradición documental: existe también un criterio de clasificación de tipología documental, el cual se basa en la tradición del documento, es decir, a qué momento de la evolución documental pertenece. En este sentido, los distintos tipos de documentos pueden diferenciarse según si se trata de un documento Original, una Copia, un Borrador, o incluso una Minuta.
• De acuerdo al nivel de accesibilidad: igualmente, la capacidad o forma en que una persona accede al documento marca también una clasificación dentro de los distintos tipos de documentos. De esta manera, según este criterio, los documentos pueden considerarse como Documentos que requieren ser publicados; de libre acceso; confidenciales; no confidenciales; público o privado.
• De acuerdo a su clase: finalmente, la Archivística fija también los distintos soportes materiales como criterio de clasificación de la Tipología Documental. En consecuencia, se puede decir que los documentos se distinguen según su clase en Documentos textuales, no textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, magnéticos, materiales y digitales.

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