Definición de Unidad Documental

Analizado entonces el concepto propio de Documento, se puede continuar entonces con la definición de Unidad Documental,  entidad considerada por la Archivística toda unión de documentos –bien si pertenecen a la misma tipología o no- recogidos con la intención de ejecutar acciones o trámites administrativos determinados.

Características de la Unidad Documental

Así mismo, de acuerdo a su génesis, así como a su conformación, la Unidad Documental responderá también a rasgos específicos, que la harán erigirse como una entidad administrativa y archivística. En esto sentido se pueden señalar las siguientes características:

• Se encuentra conformada por una unión de documentos.
• La Unidad Documental cuenta con una motivación, es decir, que el profesional que se ha dado a la tarea de conformar esta reunión de documentos lo ha hecho teniendo presente una determinada acción administrativa.
• Así mismo, se encuentre compuesta por un solo documento o varios, así como por documentos que tengan la misma o diferente tipología, por tratarse de una entidad elaborada en base a una acción administrativa específica, la Unidad Documental resulta indivisible, es decir, que no se puede prescindir de ninguno de los documentos que han pasado a formar esta entidad, de ahí que se denomine “Unidad”.

Clases de Unidad Documental

Por otro lado, las Ciencias de la Archivística consideran que existen dos clases de Unidad Documental, las cuales se distinguen básicamente por la tipología de los documentos que la conforman, entendiendo como tipología el criterio que señala que dos documentos coincidan en su forma y función o no. En este sentido, la Archivística distingue entonces entre los siguientes formas de Unidad Documental:

Unidad Documental Simple

Independientemente de si está conformada por uno o varios documentos, la Unidad Documental Simple será aquella constituida por un grupo de documentos del mismo tipo, es decir, por aquellos que coinciden en su formato y función. Un ejemplo de esto, lo puede constituir un archivo conformado por las Actas de Asamblea de una Fundación, la cual además de ser construido como Unidad Documental como respaldo de las actividades de esta entidad, se encuentra hecho en base a documentos de la misma tipología.

Unidad Documental Compuesta

Por su parte, este tipo de Unidad Documental está siempre constituida por un grupo de documentos, los cuales a su vez se distinguen por poseer distintas tipologías, es decir, por ostentar diversos formatos y funciones. En este caso, un claro ejemplo de Unidad Documental puede estar constituido por el Expediente laboral de un trabajador, el cual se ha construido en base a sus papeles de identidad, sus contratos, evaluaciones, certificados, justificaciones y memorandos, documentos que respondiendo a diferentes tipologías han sido organizados como Unidad Documental, en pro de dejar respaldo de la relación laboral de la persona con la entidad que le contrata.

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