Digitalización en la actualidad

De esta forma, en la actualidad, en donde las plataformas digitales han venido en aumento, la Digitalización documental se convierte en una tarea prioritaria, tanto para bibliotecas y editoriales, como para cualquier empresa o institución que desee tener un respaldo digitales de los documentos recibidos y originados por la gestión de dicha entidad. Así mismo, las nuevas tecnologías –aun cuando periódicamente se perfeccionan los dispositivos de escáner- no han producido otra forma de lograr una copia digital de un documento físico que no sea su copia láser, y posterior depósito en un programa de imágenes o texto.

Así las cosas, tanto por la rapidez, la facilidad y la fidelidad de las copias producidas, la digitalización de documentos, a través del paso de éste por un escáner resulta la forma más efectiva para digitalizar un documento físico, a fin de elaborar una copia digital, la cual después de corregida y optimizada puede ser archivada o enviada por correo, a fin de su utilización por parte de otros usuarios.

¿Cómo se realiza la digitalización?

Aun cuando es un proceso bastante sencillo, no está demás detallar cuáles son los pasos involucrados en el hecho de digitalizar un documento. A continuación algunos de los principales.

• En primer lugar, se deberá contar con un original que esté lo suficientemente conservado, de forma que el proceso de escáner no vaya a afectar de forma sustancial la integridad del documento o libro sobre la cual se hará la copia.
• Así mismo, se deberá contar con un escáner, una computadora (sea de escritorio o portátil) y los programas necesarios para la operación conjunta de los dispositivos.
• Una persona adiestrada en la tarea de escanear, que también tenga conocimiento sobre el manejo de los distintos programas.
• Comenzar el proceso de escaneo, cuidando no alterar el estado físico de los documentos, y siguiendo el orden.
• Una vez terminado el proceso de escaneo, se deberá reconstruir el documento, en un programa específico.
• Así mismo, se debe cotejar con el texto físico que se haya escaneado de forma íntegra.
• Se deberán corregir las distintas erratas ocurridas durante el proceso de copiado.
• Se guardarán en los formatos deseados y se destinará para su utilización, bien si esta es almacenamiento, consulta o difusión.

Desventajas de la digitalización

No obstante, aun cuando la Digitalización es el proceso adecuado y más cotizado en la actualidad editorial y documental, no todo es color de rosas, pues este proceso así como presenta grandes ventajas, también cuenta con importantes desventajas que pueden venir a causar ruido en el proceso y fin último: obtener una copia digital del libro o documento que se desea conservar en la plataforma virtual, la cual se cree mucho más duradera. A continuación, algunos de estos contras:

Daños de documentos

Uno de los principales riesgos que se corren a momento de digitalizar un original es que este último sufra deterioro en su integridad, sobre todo cuando se trata de obras o documentos bastante antiguos. En este sentido, los documentos pueden dañarse debido a su manipulación, en cuyo caso siempre –sobre todo en lo referente a textos de carácter histórico- deben ser manejados por profesionales, que usen los implementos adecuados, como por ejemplos guantes. Así mismo, la naturaleza propia del escáner puede alterar la química del papel, a través de la exposición de la luz del láser, causando una aceleración en su deterioro. De esta forma, sobre todo en lo que se refiere a bibliotecas, archivos históricos y editoriales se aconseja elaborar una copia maestra del libro, y que sea esta copia la que sirva para obtener otras.

Daño físicos al libro

Así como puede deteriorarse el papel del documento, en el caso de tesis, material empastado y sobre todo libros, el paso por el escáner, debido a la presión que debe ejercer el usuario sobre el vidrio en donde la luz copia el contenido del documento, el lomo del libro puede verse afectado, deformándose, e incluso comprometiéndose la fijación de algunas de las hojas que conforman la publicación.

Continúo adiestramiento

Igualmente, uno de las desventajas de la técnica de Digitalización es la de invertir gran cantidad de tiempo e incluso de dinero en la correcta formación de los responsables o profesionales relacionados con este proceso, de esta forma, la institución o entidad asegura que en todo momento el personal involucrado velará por la preservación física de los originales, así como una correcta copia, a fin de que la institución no pierda tiempo o documentos de interés.

Continúa modernización

De igual forma, el avance de tecnología hace que la actividad de digitalización deba mantenerse al paso del desarrollo de la tecnología, a fin de conseguir procesos mucho más rápidos, eficientes y que comprometan lo menos posible la integridad del libro o documentos.

Fragilidad de los Derechos de Autor

Otro de los inconvenientes que han surgido a la luz del desarrollo de la digitalización y de la difusión de los materiales copiados  es el riesgo que corren algunos autores o creadores de que su obra sea copiada, sin autorización, puesto que al ser colocado en la web, el administrador o usuario que publica tiene mucho menos control sobre el uso que los otros internautas hagan del material publicado, por lo que la digitalización, así como es una técnica que ha ayudado a la difusión del conocimiento y la información, también puede generar inconvenientes en lo relacionado con los derechos de autor y propiedad intelectual.

Corrupción del archivo

Igualmente, aun cuando se tiene la noción de que la digitalización se convierte en una opción ideal, al ofrecer una plataforma que no va deteriorándose con el paso del tiempo, esto no hace que los documentos digitales se encuentren exentos de daños o corrupciones, las cuales pueden ser producidas por un virus o un mal manejo de archivos, y que pueden llevar a la pérdida total del contenido o a la imposibilidad de abrir el archivo, impidiendo que los usuarios puedan acceder al documento. De esta forma, aun cuando es una plataforma mucho más dinámica y que ocupa menos espacio, no es del todo cierto que los documentos digitales sean infalibles.

Erratas de edición

Finalmente, otras de las desventajas que puede presentar el proceso de digitalización es la creación de pequeñas erratas, puesto que –aun cuando cada nueva generación de dispositivos estos errores disminuyen- algunos escáneres confunden algunos signos tipográficos como los acentos o las virguillas de las letras ñ (en el caso del Español) así como otros caracteres, que pueden no ser leídos o interpretados de otra manera por el programa, por lo que a todo proceso de digitalización, debe seguirle uno de cotejo y corrección que venga a solucionar todos estas pequeñas erratas.

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