De esta forma, el Archivo se convierte en una especie de bitácora y respaldo de aquellas comunicaciones escritas emitidas por una institución, así como las que llagan a ella. No obstante, un Archivo también puede estar conformado por documentos sueltos, de carácter no institucional, pero de gran importancia histórica, como por ejemplo los Archivos de una Nación, donde si bien pueden prevalecer documentos de tipo administrativo, referente a las actividades económicas y políticas de un país, a lo largo de su historia, también puede contener documentos como correspondencia, crónicas, registros, bitácoras, y cualquier otro tipo de texto que constituya un testimonio de una época específica.

Igualmente, es tal la importancia de organizar adecuadamente los documentos, identificarlos, conservarlos, clasificarlos y almacenarlos, que esta responsabilidad no puede ser asumida de forma espontánea y sin ningún tipo de preparación, por el contrario, en torno del ejercicio de Archivo se ha desarrollado la Ciencia de las Archivología, y por ende del Archivólogo.

Definición de Biblioteca

Por su parte, la Biblioteca constituye un lugar que también se dedica al resguardo de documentos, pero específicamente de libros. Es decir, mientras el Archivo se encarga de resguardar textos, que se encuentran dispuestos en hojas sueltas o un grupo de hojas, las Bibliotecas se encargan del resguardo, clasificación y organización de libros. Al igual que con el archivo, el ejercicio de resguardar libros ha dado origen también a la ciencia de la Bibliotecología, así también como a la especialización del Bibliotecólogo.

Diferencias entre el Archivo y la Biblioteca

No obstante las diferencias sustanciales del objeto de resguardo que existe entre los Archivos y las Bibliotecas, los especialistas en ambas áreas han descrito otras diferencias de peso en cuanto a otros aspectos importantes como sus orígenes, metodologías, formas, objetivos e incluso diferentes legislaciones. En este sentido, resulta pertinente entonces marcar algunas de las principales diferencias entre este tipo de sistemas organizativos:

En cuanto a su origen
Tal vez el primer aspecto que la Archivología y la Bibliotecología resaltan como diferencia entre ellas es el distinto origen que conllevan sus objetos de resguardo. De esta forma, el Archivo sería una entidad de resguardo y clasificación de documentos, cuya producción y acumulación se da en base a procesos naturales, propios del trabajo administrativo. Por otro lado, la Biblioteca es un poco más planificada, y lejos de recibir los libros de forma natural, existe una intención de creación, la cual se manifiesta a través del hecho mismo de la compra, canje o donación de libros.

En cuanto a su dependencia
Así mismo, otra de las principales diferencias que puede darse entre los Archivos y las Bibliotecas está ligado a sus niveles de dependencia. De esta forma, el Archivo es una entidad organizativa que se forma y crece en torno al funcionamiento de una institución específica. Por su parte, las bibliotecas no necesitan de una institución y su trabajo administrativo para formarse y crecer, puesto que su ejercicio es independiente a una institución.

En cuanto a su presupuesto
No obstante, debido a sus diferentes metabolismos se establece también una diferencia sustancial en cuanto a sus respectivos crecimientos y los presupuestos ligados a estos hechos. En este sentido, los Archivos no precisan de ningún tipo de presupuesto, pues al ser un proceso natural, éste irá creciendo en base a como lo alimente el ejercicio administrativo de una institución. En tal caso, en algún determinado momento sí requerirá de mucho más espacio. Por su parte la Biblioteca, al no ser un proceso natural sino incentivado a través de la compra o canje de libros, sí está sujeta a la aprobación y obtención de presupuestos, que se traduzcan en la adquisición de más ejemplares que ayuden a esta entidad a crecer.

En cuanto a sus usuarios
También se presenta una clara diferencia entre Archivo y Biblioteca en cuanto a su tipo de usuarios. Por un lado, el Archivo es una entidad organizativa que representa interés para el personal interno de la institución que lo ha creado para resguardo de su gestión. En cuanto a la Biblioteca, sus usuarios en realidad están constituidos por cualquier persona, que desee investigar el contenido diverso que puede resguardar, por lo que sus usuarios pueden ser tanto interno como externo.

En cuanto a su organización
Finalmente, al ser objetos de resguardo distinto, claramente los tipos de organización varían de una entidad a otra. Por ejemplo, los Archivos se encuentran organizados en fondos, que a su vez están conformados por sub-fondos, secciones, series y sub-series. No obstante, al depender y estar en constante alimentación por parte de la institución a la que pertenecen también cuentan con un tipo de vida, después de la cual son destruidos, para dar espacio a nuevos documentos. Con referencia a las Bibliotecas el proceso se da de forma diferente, dando paso colecciones según los géneros, las cuales a su vez pueden estar clasificadas en sub-géneros. A diferencia del Archivo, los libros no son destruidos, sino que por el contrario la Biblioteca siempre busca crecer en cuanto a la cantidad de objetos en resguardo.

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