Elementos de la Administración

En sintonía con la definición general de la Administración, los distintos teóricos de esta disciplina han convenido también en señalar la pertinencia de reflexionar sobre la definición y alcances de cada uno de los procesos, implícitos en el proceso de Administración, a fin de poder precisar e internalizar de forma cabal la definición de esta disciplina, inherente al manejo y funcionamiento de las empresas.

A continuación, entonces, se exponen las diferentes fases, que puede implicar el ejercicio de la Administración:

Planificar: es considerada la fase principal y primaria del ejercicio administrativo. En este sentido, la literatura referente a la Administración indica que el éxito de todo proceso administrativo es contar con una adecuada planificación, en la cual el administrador sea capaz de precisar la situación en la cual se encuentra la empresa, los recursos con los que cuenta, el mercado en donde se insertará y las metas que perseguirá durante su gestión. Este proceso de planificación cobra importancia en la medida en que también hace que el Administrador pueda decidir cuáles serán los métodos que establezca para obtener lo que busca. De esta forma, el proceso de planificación administrativo podrá ayudar a que el administrador se haga un mapa de procedimientos y metas que lo orienten en su gestión.

Organizar: en segundo lugar, una vez establecido el plan de acción, surgido de la fase de planificación, el Administrador deberá organizar la empresa, a fin de decidir en qué forma se hará la Departamentalización, qué tareas se asignarán y a quienes, y cómo funcionará la empresa. Esta organización como es obvio irá estrechamente ligada a los proyectos surgidos del proceso de Planificación.

Dirigir: así mismo, después de que el Administrador ha logrado establecer un plan a seguir, los métodos para hacerlo y la estructura empresarial con la cual logrará el cumplimiento de dicho programa, es necesario entonces que tome las riendas del proceso. En este sentido, la literatura correspondiente a la Administración indica que la función del administrador no es solo la de ordenar qué hacer, cómo y a quién, sino que el proceso de Dirección se encuentra estrechamente ligado al liderazgo, que debe ejercer el administrador, durante la gestión que desarrolla, en aras de lograr estimular al personal a su cargo, haciendo que éste se sienta comprometido realmente con las metas a conseguir.

Controlar: igualmente, todo desarrollo de proyectos, además de necesitar un proceso de planificación y organización previos, así como un líder que impulse a cada uno de los participantes a comprometerse con el conseguimiento de las metas, requiere obligatoriamente de un seguimiento que pueda evaluar cómo se desarrollan dichos procesos, teniendo en cuenta tanto la calidad como las fechas límites y las metas trazadas, a fin de poder corregir cualquier desviación que se vaya presentando en el camino.

Recursos: una vez que se ha establecido el cómo, también se debe contar con el qué. En esta área se incluyen entonces con los recursos de los que puede disponer un Administrador para conducir una empresa al éxito. En este sentido, la Administración distingue entre cuatro tipos de recursos:

• Recursos Humanos: con este nombre se designa al talento o equipo humano con el que un Administrador cuenta para realizar una gestión empresarial.
• Recursos Financieros: se trata del capital de la empresa, con el cual se puede invertir, contratar personal, pagar gastos operativos, comprar materias primas, entre otras funciones que pueda dársele al recurso financiero de una empresa.
• Recursos Materiales: por otro lado se encuentran también los bienes que posea una empresa, en este apartado se incluyen edificios, mobiliario, transporte y máquinas, las cuales deberán entrar también en el sistema organizativo de la gestión administrativa.
• Recursos de Información: finalmente una empresa deberá contar con la capacidad de hacerse conocer en el mercado donde desee competir, así como la posibilidad de mantenerse informado de las nuevas tendencias y tecnologías. A estos datos se les llama Recursos de Información.

Definición de Administración de Koontz and O´Donnel

En cuanto a la definición de Administración dada específicamente por los teóricos Koontz and O´Donnel podría comenzarse por revisarla textualmente, a fin de poder captar su contenido. A continuación, entonces la definición dada por estos expertos en Administración:

«La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes».

Vista la definición, resulta pertinente señalar que al respecto la mayoría de los teóricos de la Administración resaltan cómo estos autores colocan el foco en la tarea de Dirigir implícito en el concepto de Administración. Así, para Koontz and O´Donnel la Administración será básicamente un proceso social en el que un individuo cuenta con la capacidad de implementar un proceso de liderazgo efectivo que oriente al grupo y a la empresa en cuestión al éxito. En este concepto también se encuentra implícita la noción de organización, pues no se trata de cualquier colectivo humano al que se debe dirigir, sino a aquel capaz de funcionar como un organismo social.

Imagen: elpensante.com