De esta forma, resulta pertinente entonces tomarse un momento para describir detalladamente las concepciones de ambas fichas topográficas, a fin de poder analizar sus definiciones, usos, normas y alcances en los diferentes ámbitos en los cuales se usan y requieren. A continuación, entonces una descripción de cada una de ellas:

Ficha topográfica, Bibliotecología

Con el nombre de Ficha Topográfica se conoce en el medio de la Bibliotecología a la ficha adicional, que se agrega a la ficha bibliográfica, y en donde se detallan los datos propios del proceso de adquisición del libro, por parte de la Biblioteca o Librería, es decir, en qué fecha entró al establecimiento, cuánto costó, cómo está catalogado, entre otros.

Principal función

De acuerdo a lo que rezan las fuentes de la disciplina de la Bibliotecología, la existencia de fichas topográficas sistematiza la información, que le permite al Bibliotecario o librero (en caso de una librería) poder hacer de forma rápida un inventario de mercancía y costos, así como un presupuesto. En este sentido, las Fichas Topográficas le permiten conocer a quien así lo desea la cantidad de libros que existen en un establecimiento, cuántos volúmenes existen, y cuál sería el costo aproximado de su restitución o compra.

Elementos de una ficha topográfica

No obstante como toda ficha con alcances bibliotecológicos, la ficha topográfica cuenta con una estructura y norma determinada, a fin de homologar y universalizar su uso en las distintas instituciones dedicadas a la actividad bibliotecológica. De esta manera, la norma indica que la ficha topográfica deberá contener dos partes bien diferenciadas, dividiendo la ficha en un lado izquierdo y un lado derecho. A continuación, las normas por las que se regirán cada uno de ellos:

Lado izquierdo
La primera indicación que sobresale con respecto a este lado de la ficha es aquella que indica las proporciones que deberá tener esta parte de la ficha en referencia de la que irá ubicada a la derecha. Así, la norma indica que la columna izquierda de la ficha topográfica deberá abarcar apenas un tercio de la totalidad de la ficha. En cuanto a los datos que deberán ir apuntados en la columna izquierda de la ficha topográfica, la norma también explican cuáles y en qué forma. A continuación un listado del orden y las señas con los que deben ir apuntados:

Borde superior izquierdo

En esta parte de la ficha, se deberán colocar tres datos importantes, de la siguiente forma:

1.- Signatura topográfica (es decir, la materia a la que pertenece el libro).

2.- Las tres primeras letras del apellido del autor.

3.- Primera letra del título de la obra.

Datos administrativos

Superado los tres primeros puntos, se deberá dejar un doble interlineado antes de comenzar a anotar los datos administrativos del libro, a fin de poder conocer la procedencia del libro, y que se guiarán por un formato, constituido por las siguientes siglas e informaciones:

• PA: en este apartado se indicará la procedencia del libro, o también la forma como se adquirió.
• C: de ser una compra, se deberá señalar en dónde se compró el libro.
• D: de ser en cambio una donación, se señalará la identidad del donante.
• CJ: así mismo, el libro puede ser el resultado de un canje, en cuyo caso se anotará la institución con la que se produce dicha transacción
• P: regresando a la posibilidad de que el libro se haya adquirido por medio de una compra, se deberá detallar el precio en el que fue comprado.
• F: se señalará la fecha con la que cuenta la orden de compra del libro.
• E: así mismo, se indicará en que tomo o carpeta se encuentra guardada esta orden de compra en los archivos administrativos.
• EJ: se deberá colocar el número de ejemplares de un título que se encuentran en el registro.
• FP: se dejarán algunas líneas de espacio, y se procederá a colocar la fecha en la que fue elaborada la ficha.

Lado derecho

Por su parte, el lado derecho abarcará los dos tercios de la ficha, siendo entonces el más ancho. De igual forma cuenta con sus normas y procedimientos para anotar los datos que en ella se colocan, los cuales se anotarás a cuatro espacios interlineales del borde superior derecho, de la siguiente forma:

• (a): el autor del libro
• (t): título completo del libro
• (e): número de la edición a la que pertenece.
• (ap): área de publicación y distribución con la que cuenta esa edición en particular.
• (apubl): el año en el que fue publicado el ejemplar.
• (p): cuántas páginas tiene el ejemplar, así como cuántos tomos tiene.
• (d): cuáles son las dimensiones del documento.
• (as): deberá detallarse el área y la serie en donde está dispuesto el libro
• ISBN: finalmente se anotará el ISBN del libro.

Ficha topográfica, Autocad Civil 3D

Por otro lado, la disciplina de la Topografía también cuenta con una ficha topográfica, en la cual tanto a nivel físico como virtual se anotan los datos de levantamiento de un proyecto de topografía, las cuales se destinarán posteriormente en bases de datos de proyectos (donde se registran puntos, redes y figuras de carácter topográfico), aparatos (donde se registran desviaciones estándar y demás parámetros operativos) y prefijos de orden topográfico (en las cuales se registran rutinas de conversión).

Sin embargo, a diferencia de las fichas topográficas empleadas en bibliotecología, las usadas en Topografía no corresponden a un modelo determinado para cada plano o dibujo, sino que variarán según las formas que arrojen las creaciones hechas en el AutoCAD 3D, permitiendo que también se ordenen de acuerdo a los datos, y se pueda hacer un rastreo desde allí.

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