Alcances de un Programa de Gestión Documental

De esta forma, el fin último de un Programa de Gestión Documental será la aplicación de las técnicas adecuadas, que le permitan producir por consecuencia un Archivo, donde se fomente el resguardo de la información del ente que la produce (personas, empresas, instituciones o naciones) así como el adecuado manejo y conservación.

En este sentido, el Programa de Gestión Documental se dará a la tarea entonces de ir definiendo las distintas instrucciones y directrices que gobernará la Gestión Documental de una entidad determinada, en base a cómo serán producidos, recibidos, distribuidos, tramitados, organizados, consultados, conservados y en donde reposarán finalmente todos los documentos que sean emanados o recibidos por la entidad que desarrolle el PDG, el cual variará de institución a institución, aun cuando se compartan las técnicas universales practicadas por la Archivística.

¿En qué se beneficia una entidad que aplique un PDG?

Básicamente, según la diversidad de fuentes al respecto, entre las ventajas que pueden estar relacionadas con la implementación de un Programa de Gestión Documental dentro de una entidad se encuentran el desarrollar un plan adecuado para el manejo de documentos, que a corto, mediano y largo plazo se vea reflejado en la eficacia y eficiencia de su gestión, así como en la aceleración de los procesos, el tiempo de ubicación de información, la facilidad de consulta de cualquier momento o punto de la gestión.

Así mismo, dentro de las ventajas específicas con las que puede contar cualquier entidad que tome la decisión –inherente e inevitable de toda gestión- de desarrollar y aplicar su propio Programa de Gestión Documental se encuentran las siguientes:

• Reconocer a los documentos que emite y recibe la entidad como testimonio material de la gestión y principal herramienta del ejercicio administrativo.
• Mantener un sistema administrativo auditable y transparente.
• Tener el control de la gestión administrativa que se lleva a cabo en la entidad.
• Ordenar y regular también los procedimientos y canales con los que cuenta una empresa, a fin de evaluar constantemente su pertinencia, eficacia y eficiencia.
• Diseñar canales de comunicación, tanto internos como externos, que hagan posible la rápida y fluida atención y respuesta por parte de la entidad.
• Permitir que quien así lo desee, sobre todo el personal directivo, logre ubicar y recuperar información, inherente al histórico de la entidad, en corto tiempo.
• Convertir los Archivos de la Entidad en verdaderos centros de información administrativa, que sirvan positivamente a la entidad que los ha producido, y no en sólo depósitos documentales.

Ventajas de un GDP automatizado

En los últimos tiempos también han surgido los Programas de Gestión Documental informáticos, los cuales plantea el archivo y gestión de documentos que cuentan con soportes documentales virtuales. En este sentido, este tipo de PGD van dirigidos entonces a diseñar medidas que disminuyan los riesgos de corrupción o pérdida de este tipo de Archivos, los cuales aun cuando ocupan mucho menos espacio que aquellos plasmados en papel, al tiempo de que pueden ser buscados de forma más rápida, no se encuentran exentos de sufrir daños o ser alterados, precisamente por el tipo de soporte documental que presenta. No obstante, un PGD adecuado a este tipo de documentos puede traer la ventaja de implementar en la entidad sistemas automatizados que vengan a acelerar los tiempos y conseguir gestiones mucho más eficientes y eficaces, fin último de todo proceso administrativo.