Aun cuando a simple vista pudiéramos confundir una carta con un oficio, y viceversa, la verdad es que existen diferencias entre ambas, a saber: la carta es una comunicación no oficial que una persona dirige a otra, inclusive con caracter informal. El oficio es una comunicación oficial, normalmente al interior de una entidad, o entre entidades. La carta se imprime en papel tamaño carta, y el oficio en papel tamaño oficio (aunque ultimamente no siempre ocurre así).
Ejemplo de oficio
Los oficios, en principio sólo eran exclusivos de entidades gubernamentales, oficiales, ministerios, etc. No obstante, las empresas privadas también emiten oficios que, como se indicó anteriormente, son comunicaciones de caracter oficial y, cuanto mejor, deben tener un tratamiento especial, así:
- Ir en hoja membrete, u hoja membretiada
- Llevar una codificación documental y/o de archivo
- Contener lugar y fecha
- Nombre de la entidad o persona a quien va dirigido
- Asunto del oficio
- Referencia (opcional, pues no siempre lleva)
- Contenido
- Firma
- Anexos (en caso que los llevara)
- Con copia a (por lo común a Archivo)
- Siglas de redacción
De acuerdo a ello, nuestro oficio quedaría algo como esto:
(Esto es sólo un ejemplo, y la disposición de los elementos pueden variar, especialmente en el membrete).
Pero hagamos algunas aclaraciones adicionales: Papel membrete: Puede tener tanto cabezal como pie (siendo no normal que lleva ambos). En la imagen de ejemplo no tiene pie. En el membrete se consignan la mayoría de datos que se consideren pertienentes: Logo, nombre y/o lema de la empresa, teléfono, fax, web, correo electrónico, número de identificación tributaria, etc.
Así mismo, cada dependencia llevará más o menos el mismo membrete, pero podrá diferenciarse cada uno mencionando la dependencia a la que pertenece. Inclusive podría cambiar el membrete. Ejemplo de ello es las comunicaciones oficiales de un país. Así, llevan el logo del país y el nombre. Por ejemplo: República de Colombia. Pero el membrete varía de ministerio a ministerio.
En el caso del ejemplo vemos la entidad y la dependencia (Comité ejecutivo estatal), pero no lleva codificación alguna. Por lo común esta codificación se basa en las Tabla de retención documental de la entidad. Para este oficio, podría ser algo como esto:
SUTA-CEE-CI-001-2007-011
En donde tenemos: Fondo documental, dependencia, serie, subserie, año y oficio como tal.
Así mismo, el oficio debe consignar las iniciales del redactor (Primer nombre y primer apellido en el caso de mujer, y primer apellido y primer nombre, en caso de nombre. Este dato se consigna luego de la firma y antes de los anexos y copia a (en caso que los hubiera). Ejemplo: DP, EF.
