Por consiguiente, los documentos son las unidades mínimas que conforman un Archivo, las cuales reposan durante determinado tiempo al alcance de aquellos entes o personas que necesiten buscar información en ellos, en aras de documentarse sobre un proceso o trámite específico, por lo que su organización, rotulación e incluso consulta responde a reglas y disciplinas determinadas, las cuales han sido pensadas para su eficiente manejo y máximo aprovechamiento.

Documento semiactivo

En este sentido, los documentos también son clasificados de acuerdo a la función o tipos de consulta a los que pueden ser sometidos, como es el caso del Documento Semiactivo, el cual se caracteriza por ser un documento que es revisado ocasionalmente, por lo que su actividad es clasificada como moderada o media.

Así mismo, algunas fuentes refieren que los documentos semiactivos vienen a conformar los Archivos Semiactivos, o incluso Archivos Inactivos, los cuales se distingue por conservar en su haber documentos que no son consultados con frecuencia, y cuya importancia –en el proceso de consulta de una gestión- tampoco es considerada de tipo permanente, por lo que son conservados durante algún tiempo, hasta que son pasados a la clasificación de Archivos Muertos, o incluso destruidos, por no representar realmente información importante o crucial para el desempeño de una institución o persona particular.

De esta forma, cuando un documento carece de importancia, rápidamente pasa de un Archivo Activo (aquellos que son consultados con gran frecuencia por los usuarios) a un Archivo Semiactivo, donde sigue estando a disposición de las búsquedas y consultas escazas. No obstante, cuando el Archivista repara en que ha pasado determinado tiempo sin que nadie consulte este tipo de documentos, o incluso su pertinencia ya no representa algo importante, el documento es pasado a un Archivo Inactivo, en miras de su eliminación, a fin de abrir espacio para los nuevos documentos.

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